pagamento do IRS (Imposto sobre o Rendimento das pessoas Singulares) é um tema bastante recorrente, especialmente entre abril e junho. É uma responsabilidade de grande parte dos portugueses ativos no mercado de trabalho e, por isso mesmo, na altura da declaração deste imposto surgem bastantes dúvidas. No entanto, não é só a partir do mês de abril que o IRS afecta o rendimento dos portugueses, tal como muitos gestores de empresas o sabem.
Que responsabilidades têm as empresas face à entrega do IRS? Como é que este imposto afeta a gestão dos recursos humanos de uma empresa? Fica a saber tudo neste artigo que o ComparaJá escreveu para ti!
Quais as responsabilidades que uma empresa tem face ao pagamento de IRS?
Como é bem sabido, todos os meses uma parte do nosso salário fica de parte para fins de IRS. No entanto, não é essa percentagem que um trabalhador acaba por pagar de imposto; simplesmente esse dinheiro é retido do salário. A esse mecanismo chama-se retenção na fonte, e cabe à entidade empregadora tratar dessa retenção todos os meses, consoante o rendimento do trabalhador.
O IRS é um imposto progressivo, ou seja, quanto mais recebes, mais terás de reter na fonte, para depois ser feito o ajuste de contas aquando da entrega da declaração. Neste contexto, as empresas têm de ajustar os cálculos face a diversas alterações que possam ocorrer na situação dos seus trabalhadores.
As empresas têm também a responsabilidade de enviar a declaração de rendimentos e deduções em IRS dos seus trabalhadores relativa ao ano de remunerações que está sujeito à declaração de imposto. Por exemplo, para a entrega do IRS em 2024, a entidade empregadora deverá entregar essa declaração de rendimentos e deduções relativas a 2023. Isto deverá ser feito após o final desse ano para que o trabalhador tenha essa informação a tempo da entrega do imposto, que normalmente começa no início de abril.
É de notar que o IRS não é um custo para a empresa, ao invés de outros impostos como o IRC (Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Coletivas), mas sim algo que é pago pela entidade empregadora em nome de outros, neste caso os seus trabalhadores. Todos os meses, as retenções na fonte e o pagamento do IRS devem ser feitos até ao dia 20 relativo às contribuições do mês anterior.
Em que consiste o processamento de salários?
Antes de mais, para perceber onde o IRS afeta a gestão de pessoas, convém compreender melhor como uma empresa trata do processamento de salários. Para além do IRS, o processamento do salário inclui a dedução de outros impostos e contribuições, outras remunerações como bónus, horas extra, comissões e também benefícios.
Em caso de trabalhadores a tempo parcial, é preciso contabilizar as horas trabalhadas e as respectivas deduções, de forma a calcular o salário proporcionalmente.
O processamento de salários é afetado diretamente pela taxação de IRS, sendo que o cálculo final é geralmente avaliado por profissionais da área de recursos humanos e finanças, em casos de empresas de grande dimensão, ou por um contabilista. Erros no montante do IRS a reter mensalmente, por exemplo, pode resultar em problemas legais e financeiros.
Para que esta burocracia não deixe qualquer dúvida, organizámos para ti uma pequena lista dos aspectos mais importantes aquando da comunicação deste imposto:
IRS para empresas: 5 pontos a reter
1. Baixas médicas
Quando um trabalhador pede uma baixa médica, a remuneração que irá receber durante a mesma é o subsídio de doença que a Segurança Social (SS) atribui. Logo, assim que o trabalhador entra de baixa, a empresa terá de comunicar esse facto à SS e contabilizar os dias pagos pelo subsídio no cálculo do salário a pagar.
O valor a receber durante a baixa é relativo ao tempo que o trabalhador estiver ausente do trabalho por motivo de doença:
- até 30 dias - 55% da remuneração de referência;
- de 31 a 90 dias - 60% da remuneração de referência;
- De 91 a 365 dias - 70% da remuneração de referência;
- Mais de 365 dias - 75% da remuneração de referência.
Visto que neste período o trabalhador vai estar a receber subsídio, não recebe o salário proveniente da empresa, e assim não terá qualquer retenção na fonte para fins de IRS. Sendo assim, terá de ser contabilizada essa pausa nas contas finais a declarar.
2. Entradas e saídas de colaboradores
Assim que entram ou saem trabalhadores de uma empresa, essas mudanças irão sempre afetar, logicamente, o valor que a empresa vai ter de reter (ou não) de IRS. Este é, assim, um aspecto importante a ter em conta aquando da entrega deste imposto e do apuramento das contas finais.
3. Aumentos salariais
Numa empresa de média dimensão (100-250 trabalhadores), é comum ocorrerem algumas revisões salariais ao longo do ano. Dada a característica progressiva do IRS, isto vai afectar o valor de imposto total que a empresa terá de reter mensalmente.
4. Bónus salariais
Os bónus atribuídos pela empresa, seja por desempenho ou por outro tipo de mérito, também estão sujeitos a IRS, logo, também serão tributados consoante o seu valor. Apesar de não ser uma remuneração fixa, e por isso ser mais complicado prever os custos totais nesta parte, estes montantes também terão de ser contabilizados para a retenção na fonte a declarar.
5. Subsídio de alimentação
Muitas empresas incluem no seu pacote salarial o chamado subsídio de alimentação ou refeição, que, tal como outros elementos do salário bruto, pode estar sujeito a tributação. De forma a facilitar estes pagamentos importantes aos trabalhadores, foram estabelecidos limites até aos quais as entidades empregadoras podem conceder este subsídio sem serem tributadas.
Neste momento, o limite isento de imposto foi estabelecido nos 6 euros diários, caso seja entregue em dinheiro. Se for entregue em cartão ou vale-refeição, esse limite aumenta para os 9,60 euros. Caso estes valores não sejam ultrapassados, a empresa não terá de declarar qualquer imposto relativo ao subsídio de alimentação.
Em suma, são inúmeras as burocracias da gestão de uma empresa que são afetadas pela declaração anual de IRS. Desde mudanças na equipa a remuneração extra, tudo tem um impacto no processamento dos salários sujeitos a imposto. Para facilitar todas as questões, recomendamos que consultes sempre um contabilista ou um profissional da área de finanças, de forma que nada falte na declaração.
