As ajudas de custo são um tipo de apoio financeiro pago pelas empresas aos seus trabalhadores para ajudar a suportar os custos associados ao trabalho ou à realização de determinadas atividades. Estas ajudas podem ser concedidas em várias situações, como para cobrir os custos de deslocação para o local de trabalho, para apoiar os trabalhadores que têm de se deslocar a outros locais por motivos profissionais, ou para ajudar a suportar os custos de formação ou de participação em eventos relacionados com o trabalho.
As ajudas de custo podem ser concedidas de forma contínua ou por um período determinado, dependendo das necessidades e circunstâncias dos trabalhadores e da natureza da atividade em questão. As empresas podem estabelecer critérios específicos para conceder as ajudas de custo aos seus trabalhadores, como o tempo de serviço ou o nível de rendimento dos trabalhadores.
O que diz a lei?
O Decreto-Lei n.º 106/98 estabelece as normas relativas ao abono de ajudas de custo para a Função Pública. Estas diretrizes tendem a servir como referência também para o setor privado. Neste decreto-lei estão definidos os tipos de deslocações para as quais são pagas ajudas de custo – diárias ou por dias sucessivos – e as distâncias mínimas a partir das quais o trabalhador é reembolsado pelas suas despesas. No caso das deslocações diárias, o decreto-lei define que só há direito ao pagamento de ajudas de custo se a distância percorrida for superior a 20 quilómetros a contar desde o local habitual de trabalho. Já nas deslocações por dias sucessivos, a distância mínima estabelecida é de 50 quilómetros.
Para que o trabalhador receba as ajudas de custo, deverá preencher uma “ficha de itinerário” com todas as despesas incluídas e apresentar à entidade patronal, juntamente com as faturas onde conste o Número de Identificação de Pessoa Coletiva (NIPC). A entidade patronal tem um prazo até 30 dias para proceder ao pagamento das ajudas de custo.
Quais os valores das ajudas de custo?
Os valores de referência incidem sobre três categorias: alimentação, transporte e deslocações em Portugal ou no estrangeiro.
No que diz respeito a alimentação, o valor das ajudas de custo é estabelecido tendo em conta o subsídio de refeição em vigor. Atualmente, o limite é de 9,60€ quando pago em cartão ou vales de refeição, ou de 6€ quando em dinheiro.
No caso de ajudas de custo de transporte, está estabelecido um preço a pagar por quilómetro percorrido, que já deve incluir combustível e eventuais portagens e estacionamento. Este valor varia consoante o transporte utilizado:
- 0,40€ por quilómetro no caso de viatura própria;
- 0,14€ por quilómetro no caso de veículo próprio motorizado não automóvel;
- 0,11€ por quilómetro no caso de transportes públicos.
No caso de carros alugados, o cálculo é feito de acordo com o número de trabalhadores:
- 0,38€ por quilómetro quando há um passageiro;
- 0,16€ por pessoa por quilómetro quando há dois passageiros;
- 0,12€ por pessoa por quilómetro quando há três passageiros.
Relativamente às ajudas de custo de deslocações diárias em Portugal, o valor de referência diário é de 51,05€ para trabalhadores em funções públicas e 62,75€ para administradores, gerentes e quadros superiores. O que está estipulado é o seguinte:
- 25% se abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14 horas, para fazer face a despesas de almoço;
- 25% se abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20 e as 21 horas, para fazer face a despesas de jantar;
- 50% se implicar alojamento (caso o trabalhador não tenha meios para regressar a casa até às 22 horas).
No caso das deslocações em dias sucessivos, as ajudas de custo variam consoante as horas de partida e chegada. No dia de partida, o colaborador recebe:
- 100% se a partida ocorrer até às 13 horas;
- 75% se a partida ocorrer entre as 13 e as 21 horas;
- 50% se a partida ocorrer após as 21h.
No dia da chegada, recebe:
- 0% se a chegada ocorrer até às 13 horas;
- 25% se a chegada acontecer entre as 13 e as 20 horas;
- 50% se a chegada acontecer após as 20 horas.
Nos restantes dias, o abono é pago na totalidade.
Já no que diz respeito a deslocações no estrangeiro, os valores de referência diários máximos sobem para 131,54€ para trabalhadores em funções públicas e 148,91€ para administradores, gerentes e quadros superiores.
Estes valores são definidos anualmente pelo governo para a função pública. As empresas do setor privado têm a liberdade de adotar critérios e praticar valores diferentes.
As ajudas de custo estão sujeitas a impostos?
Até ao limite máximo definido para a função pública, as ajudas de custo não são consideradas um rendimento do trabalho dependente e, como tal, estão isentas de impostos.
Quando os valores de referência são ultrapassados, a diferença é tributada em sede de IRS como rendimentos da categoria A e os valores devem constar nos recibos de vencimento.
As empresas podem deduzir as ajudas de custo em sede de IRC, desde que sejam faturadas a clientes. Caso contrário, é necessário apresentar um mapa itinerário que, segundo o artigo 23.º-A do Código do IRC, deve indicar os locais, tempos de permanência e objetivo de deslocação. Se a viagem for realizada em viatura própria do trabalhador, o mapa deve conter também as identificações do veículo e proprietário e os quilómetros percorridos.
Quando não são faturadas a clientes, total ou parcialmente, as empresas deverão pagar tributação autónoma de 5%, de acordo com o artigo 88.º do Código do IRC. Este imposto só incide sobre a parte não sujeita a IRS.
