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As ajudas de custo são um tipo de apoio financeiro pago pelas empresas aos seus trabalhadores para ajudar a suportar os custos associados ao trabalho ou à realização de determinadas atividades. Estas ajudas podem ser concedidas em várias situações, como para cobrir os custos de deslocação para o local de trabalho, para apoiar os trabalhadores que têm de se deslocar a outros locais por motivos profissionais, ou para ajudar a suportar os custos de formação ou de participação em eventos relacionados com o trabalho.
As ajudas de custo podem ser concedidas de forma contínua ou por um período determinado, dependendo das necessidades e circunstâncias dos trabalhadores e da natureza da atividade em questão. As empresas podem estabelecer critérios específicos para conceder as ajudas de custo aos seus trabalhadores, como o tempo de serviço ou o nível de rendimento dos trabalhadores.
O Decreto-Lei n.º 106/98 estabelece as normas relativas ao abono de ajudas de custo para a Função Pública. Estas diretrizes tendem a servir como referência também para o setor privado. Neste decreto-lei estão definidos os tipos de deslocações para as quais são pagas ajudas de custo – diárias ou por dias sucessivos – e as distâncias mínimas a partir das quais o trabalhador é reembolsado pelas suas despesas. No caso das deslocações diárias, o decreto-lei define que só há direito ao pagamento de ajudas de custo se a distância percorrida for superior a 20 quilómetros a contar desde o local habitual de trabalho. Já nas deslocações por dias sucessivos, a distância mínima estabelecida é de 50 quilómetros.
Para que o trabalhador receba as ajudas de custo, deverá preencher uma “ficha de itinerário” com todas as despesas incluídas e apresentar à entidade patronal, juntamente com as faturas onde conste o Número de Identificação de Pessoa Coletiva (NIPC). A entidade patronal tem um prazo até 30 dias para proceder ao pagamento das ajudas de custo.
Os valores de referência incidem sobre três categorias: alimentação, transporte e deslocações em Portugal ou no estrangeiro.
No que diz respeito a alimentação, o valor das ajudas de custo é estabelecido tendo em conta o subsídio de refeição em vigor. Atualmente, o limite é de 9,60€ quando pago em cartão ou vales de refeição, ou de 6€ quando em dinheiro.
No caso de ajudas de custo de transporte, está estabelecido um preço a pagar por quilómetro percorrido, que já deve incluir combustível e eventuais portagens e estacionamento. Este valor varia consoante o transporte utilizado:
No caso de carros alugados, o cálculo é feito de acordo com o número de trabalhadores:
Relativamente às ajudas de custo de deslocações diárias em Portugal, o valor de referência diário é de 51,05€ para trabalhadores em funções públicas e 62,75€ para administradores, gerentes e quadros superiores. O que está estipulado é o seguinte:
No caso das deslocações em dias sucessivos, as ajudas de custo variam consoante as horas de partida e chegada. No dia de partida, o colaborador recebe:
No dia da chegada, recebe:
Nos restantes dias, o abono é pago na totalidade.
Já no que diz respeito a deslocações no estrangeiro, os valores de referência diários máximos sobem para 131,54€ para trabalhadores em funções públicas e 148,91€ para administradores, gerentes e quadros superiores.
Estes valores são definidos anualmente pelo governo para a função pública. As empresas do setor privado têm a liberdade de adotar critérios e praticar valores diferentes.
Até ao limite máximo definido para a função pública, as ajudas de custo não são consideradas um rendimento do trabalho dependente e, como tal, estão isentas de impostos.
Quando os valores de referência são ultrapassados, a diferença é tributada em sede de IRS como rendimentos da categoria A e os valores devem constar nos recibos de vencimento.
As empresas podem deduzir as ajudas de custo em sede de IRC, desde que sejam faturadas a clientes. Caso contrário, é necessário apresentar um mapa itinerário que, segundo o artigo 23.º-A do Código do IRC, deve indicar os locais, tempos de permanência e objetivo de deslocação. Se a viagem for realizada em viatura própria do trabalhador, o mapa deve conter também as identificações do veículo e proprietário e os quilómetros percorridos.
Quando não são faturadas a clientes, total ou parcialmente, as empresas deverão pagar tributação autónoma de 5%, de acordo com o artigo 88.º do Código do IRC. Este imposto só incide sobre a parte não sujeita a IRS.
1 Este valor é uma estimativa, com base em dados de utilização real da plataforma, e não uma garantia. A poupança efetiva por colaborador que a utilização da solução Coverflex permite à empresa depende do montante mensal em benefícios Coverflex que a empresa decida alocar a cada colaborador.
