Quando un dipendente chiede quanto guadagnano i colleghi: come rispondere

l 7 giugno 2026 ha tracciato un nuovo confine nelle Risorse Umane: l’entrata in vigore della normativa sulla trasparenza salariale, in Italia così come nel resto dell’Europa, obbliga le aziende a una rivisitazione completa delle modalità di inquadramento salariale. E questo vale non solo in fase di selezione del personale, ma anche durante il rapporto lavorativo vero e proprio. Questo ha però lasciato sorgere diversi dubbi in chi si occupa direttamente di gestire le dinamiche HR. Per esempio, un dipendente può chiedere quanto guadagnano i colleghi che fanno il suo stesso lavoro?

La risposta immediata è sì, ogni dipendente ha diritto alle informazioni sulla retribuzione dei colleghi, come specificato dal Decreto Legislativo del 7 maggio 2026 n. 96, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 1° giugno 2026. L’articolo 7 del decreto parla specificatamente di diritto all’informazione e spiega la nuova regola nel dettaglio, introducendo però anche dei limiti temporali ben precisi e delle indicazioni operative. 

Il nodo della questione è ancorare tutto a una visione oggettiva delle progressioni salariali, basata su criteri ben definiti che possano sempre spiegare perfettamente e ragionevolmente le differenze emerse (sempre che vi siano). Vediamo dunque nel dettaglio cosa succede ora quando un dipendente chiede lo stipendio dei colleghi, come deve rispondere il datore di lavoro e come rispettare la compliance.

Perché ogni dipendente ha diritto alle informazioni sulla retribuzione dei colleghi 

Le nuove regole introdotte con il D.Lgs. 96/2026 recepiscono ufficialmente la Direttiva (UE) 2023/970, adattandola al contesto italiano. Lo scopo primario è quello di garantire la trasparenza e l’equità delle retribuzioni, riducendo il più possibile il gender pay gap. Tra le misure obbligatorie, è ormai cosa ben nota che sia necessario inserire la retribuzione o il range retributivo negli annunci di lavoro. Allo stesso modo, durante il colloquio non è possibile richiedere informazioni sulla storia salariale dei candidati.

Tuttavia, il decreto ci dice anche cosa fare in merito alla richiesta di informazioni retributive da parte dei lavoratori, che hanno diritto a richiedere e ricevere per iscritto “le informazioni sui livelli retributivi medi, ripartiti per sesso, delle categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore.” In pratica, chi inoltra la richiesta può accedere non allo stipendio del singolo collega o di tutti i colleghi in azienda, bensì alla media per mansione o categoria.

A chi si applica il diritto a conoscere le retribuzioni medie in azienda?

Il diritto a conoscere le retribuzioni medie in azienda vale per tutte le aziende, fin da subito, a prescindere dalla dimensione. E quindi sì, vale anche per le PMI. Tuttavia, le aziende con più di 50 dipendenti devono rendere pubblici i meccanismi che determinano la progressione economica degli stipendi.

Quali sono le tempistiche di risposta?

L’articolo 7 ci offre una risposta mirata a questa domanda: l’azienda ha due mesi di tempo dalla richiesta per rispondere e può farlo “anche per il tramite dei loro rappresentanti o degli organismi per la parità, su specifica delega”. Inoltre, leggendo la norma scopriamo anche che il diritto all’informazione sulle retribuzioni dei colleghi “non può essere esercitato più di una volta all’anno”. 

Una volta comunicate le informazioni entro la finestra temporale dei due mesi, i dipendenti possono chiedere ulteriori chiarimenti nel caso emergano delle imprecisioni o mancanze. Colpose o no, starà all’azienda dimostrarlo e offrire una risposta motivata.

Ma cosa succede nel caso in cui i dipendenti notino delle disparità di trattamento? Facciamo un esempio pratico: se un’impiegata si accorge che un collega dello stesso livello e con la stessa anzianità di servizio riceve il 10% in più per la medesima mansione, il datore di lavoro dovrà dimostrare che quel 10% è frutto di criteri oggettivi e dimostrabili. 

Cosa fare per essere subito conformi

Abbiamo appena citato i criteri oggettivi, che sono uno dei pilastri del decreto. Per assicurare la conformità normativa e comportarsi nel modo giusto quando un dipendente chiede lo stipendio dei colleghi, bisogna fare un lavoro di preparazione a monte. L’azienda deve avere il dato pronto e, idealmente, essere in grado di spiegare eventuali scostamenti in modo insindacabile.

Tutto inizia prima, già durante l’onboarding: ogni nuova persona assunta deve conoscere come funziona la progressione economica. Il piano di carriera dovrebbe essere impostato su tre o massimo quattro criteri indicati dal CCNL o da un regolamento interno. Per esempio, l’avanzamento può essere attivato da una nuova certificazione, dal conseguimento di una competenza specifica o semplicemente dal livello di anzianità.

Tutte queste progressioni devono essere comunicate chiaramente ai dipendenti e, al momento dell’assunzione, è compito proprio del team HR ricordare al lavoratore o alla lavoratrice che ha il diritto di conoscere le retribuzioni medie in azienda, ovvero le persone che all'interno dell’organico aziendale fanno lo stesso lavoro o lavoro di pari valore. 

Cosa succede quando emerge un’incoerenza nei dati? Innanzitutto, sta all’azienda attivare una riflessione interna per comprendere il motivo di questa imparità retributiva. Nella pratica, l’esercizio migliore per arginare possibili problemi con il personale è programmare un audit interno, ovvero una verifica su come funziona il sistema retributivo e se funziona davvero efficacemente. 

Durante l’audit deve essere analizzata ogni posizione, categoria e livello, al fine di controllare che esista una reale coerenza con il contratto e anche con il lavoro effettivo. Solo così sarà possibile giustificare i disallineamenti o, eventualmente, correggerli prontamente prima di incorrere in sanzioni.