Trasparenza salariale per le PMI: cosa devono fare le aziende sotto i 100 dipendenti

e ne parla da mesi, anzi, da anni: ora che le aziende sono obbligate per legge a essere trasparenti ed eque, sorgono alcuni dubbi ricorrenti. Per esempio, le piccole e medie imprese devono adeguarsi alla trasparenza salariale? In breve, sì, e fin da subito: gli obblighi valgono quasi per tutti, la differenza sta solo nella comunicazione periodica del divario retributivo, in caso emerga dalle opportune verifiche interne.

C’è un equivoco molto diffuso secondo cui la trasparenza sia solo “una roba da grandi aziende”, ma non è affatto così. Gli oneri preliminari relativi alla fase di selezione del personale e il diritto informativo individuale valgono per tutte le aziende, indipendentemente dalla loro dimensione. 

Quello che cambia in base alle varie soglie è solo il reporting, ma in ogni caso è bene muoversi subito per avere tutto in regola e cogliere le opportunità concrete di crescita. Ecco una to-do list realistica sulla trasparenza salariale per le PMI da prendere come modello per la tua azienda.

Cosa devono fare le piccole aziende per garantire la trasparenza retributiva

Nel campo delle Risorse Umane, l’argomento è “caldo” almeno dal 2023, quando è stata approvata la Direttiva (UE) 2023/97. I Paesi europei hanno avuto tre anni per adeguarsi (qualcuno lo aveva già iniziato fin da subito) e la scadenza ufficiale per il recepimento era fissata al 7 giugno 2026. L’Italia è ovviamente nella schiera di nazioni interessate e ha adottato ufficialmente le nuove regole con il D.Lgs. 96/2026. 

Il Decreto Legislativo 7 maggio 2026 n. 96, pubblicato in G.U. n. 125 del 1° giugno 2026, è dunque realtà. Dal punto di vista italiano la norma non è stata applicata con ampio margine. Inoltre, il decreto rimanda ai prossimi decreti attuativi che ancora devono vedere la luce. Una cosa, però, possiamo già affermarla con sufficiente tranquillità: tutte le aziende, di qualsiasi tipologia e dimensione, devono già essere pronte. 

In attesa di comunicazioni successive, bisogna imbastire un quadro generale che possa garantire la compliance per quanto riguarda la trasparenza retributiva e il gender pay gap, vero fulcro della Direttiva UE. Gli adempimenti pratici sono già in vigore, e non solo per le grandi imprese, come tanti pensano. Per le PMI, la trasparenza salariale è un dovere proprio come per le aziende con più dipendenti. In particolare, tutte le aziende:

• Devono pubblicare annunci di lavoro completi di retribuzione o range retributivo
• Devono impostare dei criteri oggettivi su cui si basano i range retributivi
• Devono assicurare il rispetto della parità di genere
• NON possono richiedere informazioni sulla storia salariale dei candidati
• Devono garantire il diritto individuale ad accedere ai livelli retributivi delle figure affini già presenti in azienda entro due mesi dalla richiesta

Questi paletti, come anticipato, valgono già per tutti, che si tratti di un’azienda con 10, 50 o 200 dipendenti. Salendo di grandezza si aggiungono però altri obblighi che vediamo qui di seguito. 

Come vedi, i vincoli vanno dalla fase di selezione del personale ai rapporti con i dipendenti: per fare un paio di esempi, un candidato che legge un annuncio di lavoro per la tua azienda deve sapere esattamente quanto guadagnerà o quantomeno conoscere il range retributivo. Allo stesso modo, una tua dipendente deve conoscere gli stipendi erogati a posizioni simili alla sua in azienda per avere la certezza di non essere discriminata in quanto donna.

Cosa scatta sopra i 50 dipendenti

Ora che abbiamo elencato gli obblighi delle PMI per la parità retributiva, iniziamo a comprendere cosa succede salendo di dimensione. Il primo balzello contemplato dal D.Lgs. 96/2026 riguarda le imprese con oltre 50 dipendenti: queste sono tenute a comunicare i criteri di progressione economica. Cosa significa? In sostanza, devono rendere pubbliche le metodologie su cui basano la formazione dei livelli e dei rispettivi stipendi. Questo serve per dimostrare che esiste uno schema chiaro ed equo per gli scatti di carriera.

Una precisazione doverosa: sebbene la comunicazione dei criteri sia obbligatoria sopra i 50 dipendenti, anche le aziende sotto questa soglia devono avere criteri implementati e dimostrabili. Questo serve per potersi giustificare in caso emergano violazioni, ma non c’è l’obbligo di renderli pubblici come per le aziende più grandi. La sostanza non cambia molto, dunque: conviene comunque averli, che si tratti di un’azienda sopra o sotto i 50 dipendenti.

Trasparenza salariale sotto 100 dipendenti: cosa NON devono fare le aziende

Veniamo a un altro gradino importante: per le aziende sotto i 100 dipendenti, la trasparenza salariale NON prevede la comunicazione periodica delle disuguaglianze all’organismo di monitoraggio. Sai in cosa consiste? In parole semplici, le aziende sopra i 100 dipendenti devono comunicare il report con i dati relativi al divario retributivo di genere secondo scadenze specifiche.

Al momento, le scadenze della trasparenza salariale sono le seguenti:

• Report ogni 3 anni per le aziende con 100–149 dipendenti (dal 7 giugno 2031)
• Report ogni 3 anni per le aziende con 150–249 dipendenti (dal 7 giugno 2027)
• Report annuale per le aziende con almeno 250 dipendenti (dal 7 giugno 2027)
  

Il report è forse la grande novità introdotta dal decreto sulla trasparenza retributiva, visto che introduce uno strumento pensato appositamente per individuare le diseguaglianze e agire tempestivamente. Il campanello d’allarme, se vogliamo chiamarlo così, scatta quando il divario retributivo medio di genere risulta pari o superiore al 5%. Nel caso non sia in grado di motivare la disuguaglianza emersa entro 6 mesi e basandosi su criteri oggettivi, l’azienda deve effettuare un audit retributivo insieme ai rappresentanti dei lavoratori.

Perché conviene muoversi adesso anche senza obblighi di reporting

Abbiamo già accennato all’ultima fase di tutta la catena della trasparenza, ovvero l’audit interno sui criteri. Lo abbiamo detto: per le PMI, la trasparenza salariale non prevede gli obblighi di reporting che sono stati confermati per tutte le aziende sopra i 100 dipendenti. Tuttavia, questo non significa che rimanere fermi e attendere passivamente sia una buona idea. Anzi, tutt’altro.

L’audit è prezioso perché rappresenta il vero lavoro propedeutico, proteggendo dall’onere della prova invertito. Quest’ultimo è un nodo centrale, perché quello che forse non tutti sanno è che il concetto di equità era già presente nella nostra Costituzione, così come nel Codice delle pari opportunità. Quello che cambia, con il nuovo decreto, è che non è il dipendente a dover dimostrare il torto, ma bensì è proprio il datore di lavoro a dover fornire tutte le prove per escludere la disuguaglianza.

Sai a cosa serve un audit? Innanzitutto, ti aiuta a verificare che tutta la tua struttura retributiva sia realmente conforme (e tra la carta e la realtà spesso scorre un fiume). Per esempio, puoi controllare che:

• Il nome assegnato alla posizione lavorativa sia coerente con le mansioni effettive dei dipendenti
• I gruppi di posizioni siano coerenti internamente e con gli annunci
• Gli scatti e le retribuzioni siano gli stessi per uomini e donne
• I range retributivi tengano conto di tutti gli elementi della retribuzione (bonus e benefit inclusi)

La trasparenza salariale per le PMI è un tema cruciale, e non solo per evitare sanzioni e controversie. Il tessuto produttivo italiano è infatti rappresentato perlopiù proprio da aziende di piccole e medie dimensioni, che spesso faticano a fare il grande salto e crescere. Una gestione accurata della struttura salariale consente di definire i ruoli e liberarli dalle discrepanze eventualmente presenti, creando così un sistema davvero virtuoso e pronto per spiccare il volo.

La tua azienda a che punto è di questo percorso? Per avere la certezza di rispettare gli obblighi per le PMI in tema di parità retributiva, richiedi una consulenza e scopri tutte le best practice per creare un’organizzazione realmente trasparente ed equa.