i parla sempre di più dell’importanza di implementare un piano welfare completo nelle aziende, piccole o grandi che siano. Tuttavia, una volta assegnato il budget è altrettanto importante utilizzarlo. Partendo da questa considerazione iniziale, capita spesso che a dicembre nasca una domanda spontanea: che fine fanno i miei benefit se non li uso? Te lo spieghiamo bene nel nostro approfondimento, ma possiamo già anticiparti che tutto dipende dalla tipologia.
Scopri cosa succede quando non si utilizzano i benefit aziendali entro la fine dell’anno fiscale o del periodo di validità. Vediamo il caso di buoni pasto, fringe benefit e welfare, oltre a come evitare di perderli. In più, leggi quali sono le differenze tra benefit “a scadenza” e benefit “flessibili”, insieme a qualche consiglio utile per non sprecare il prezioso valore assegnato.
Buoni pasto non utilizzati: cosa succede?
Cominciamo dal benefit più diffuso e conosciuto, in Italia e nel resto del mondo: i buoni pasto. In genere vengono assegnati quando l’azienda non dispone di una mensa o semplicemente quando desidera gratificare il personale. La caratteristica principale dei meal voucher è la scadenza definita, che viene indicata sul buono o sulla card stessa. Per questo motivo, quando i buoni pasto scadono non possono essere rimborsati né riemessi. Alcuni provider consentono di utilizzarli anche all’inizio dell’anno nuovo, ma esistono comunque dei limiti.
Nel caso dei buoni pasto Coverflex, ogni buono pasto ha una validità di 12 mesi dalla data di emissione. Il termine per l’utilizzo dipende dalla data in cui ciascun buono è stato erogato e non dall’anno fiscale. Durante tutto il periodo di validità, il buono mantiene le caratteristiche di esenzione fiscale definite dall’art. 51, comma 2, lettera c del TUIR, entro i limiti stabiliti (8 euro al giorno per i buoni elettronici, 4 euro per i cartacei).
Per evitare di perdere il valore ricevuto, consigliamo di controllare la scadenza per assicurarsi di usarli per tempo. Ad esempio, una buona norma potrebbe essere quella di inserire una nota nel proprio calendario personale, per evitare di superare la scadenza senza nemmeno accorgersene. Una soluzione ancora più intelligente è offerta dai buoni pasto digitali, che sono più semplici da gestire sia per l’azienda sia per i suoi collaboratori.
Fringe benefit inutilizzati: perduti o recuperabili?
Un altro tipo di benefit molto diffuso è quello dei fringe. Per fare un esempio, rientrano in questa categoria i buoni shopping e le carte carburante. La loro particolarità è quella di essere esenti da tassazione fino a determinate soglie, entro i limiti stabiliti dalla legge. Attualmente siamo a 1.000 euro massimo per tutti i dipendenti e 2.000 euro massimo per chi ha figli a carico. E allora cosa succede quando non si utilizzano i fringe benefit?
L'azienda può erogare beni e servizi come da art. 51, comma 3 del TUIR (i cosiddetti fringe benefit) per un valore massimo di 1000/2000€ (a seconda della presenza di figli a carico) per ottenere:
- completa libertà da oneri fiscali e previdenziali (sia per l'azienda, sia per il dipendente);
- completa deducibilità dai redditi di esercizio.
Soltanto se viene erogato un valore superiore a queste soglie, l'intero valore diventa base imponibile, con lo stesso trattamento del denaro in busta paga.
Welfare aziendale: cosa cambia?
Il terzo scenario da considerare è quello del budget welfare. A meno che non sia inserito nel CCNL di categoria e quindi obbligatorio, viene concesso liberamente dalle aziende a tutti i dipendenti. Stiamo parlando di benefit che hanno un intrinseco valore sociale, come i corsi per imparare nuove lingue, gli abbonamenti ai mezzi, l’assistenza ai familiari e così via. In molti casi, per esempio per i flexible benefit, i crediti welfare hanno validità annuale. Le piattaforme moderne prevedono il roll-over parziale (trasferimento al nuovo anno), ma non è obbligatorio.
La buona norma, per evitare di perdere quanto ricevuto, rimane quella di usarli prima della scadenza per le spese ammesse (come i servizi relativi a istruzione, sanità, eccetera). Considerata l’importanza di queste opportunità, che possono nettamente migliorare l’equilibrio tra vita privata e lavoro, lasciarli scadere sarebbe una vera perdita per il dipendente, oltre che uno spreco di risorse per l’azienda.
Come evitare di perdere i benefit a fine anno
Abbiamo condiviso una panoramica per spiegarti cosa accade quando i benefit aziendali non vengono utilizzati. Vero è, però, che ci sono tante strategie che l’azienda può attuare prima che ciò accada: ecco quali.
Comunicazione interna
Nonostante sia auspicabile che i dipendenti ricordino le date entro cui spendere buoni pasto, buoni acquisto e altri benefit, anche l’azienda dovrebbe incoraggiarli a farlo. Il team HR e le figure incaricate possono ricordare attivamente ai dipendenti di usare i buoni pasto, voucher e welfare. Come? Tutto passa per una buona comunicazione interna, che sia in grado di far risaltare il valore del budget distribuito allo staff.
Dashboard e alert
Un aiuto per evitare di sprecare i benefit arriva anche dalle migliori piattaforme sul mercato. Le soluzioni più all’avanguardia aiutano a tenere traccia delle somme residue da spendere, offrendo maggiore flessibilità. E questo è proprio quello che offre Coverflex: una dashboard all’avanguardia, abbinata a una comoda app, grazie a cui controllare la situazione nel dettaglio e inviare eventuali avvisi.
Best practice suggerite
Sfruttando le funzionalità offerte dalla piattaforma scelta per distribuire i benefit, è possibile incoraggiare il personale a sfruttarli grazie a:
- Gestione automatica delle scadenze e dell’invio di comunicazioni
- Reminder mensili per l’uso dei benefit
- Reportistica dettagliata sulla situazione del budget già usato e rimanente
Chiaramente, è nell’interesse di entrambe le parti che i benefit aziendali non vadano perduti. Dal punto di vista dei dipendenti, ogni piccolo o grande extra può fare la differenza nella vita di tutti i giorni. Le aziende, invece, ci guadagnano perché buoni pasto, fringe e welfare permettono di ottimizzare la fiscalità e al contempo migliorare la brand image interna e la soddisfazione del personale.
Con Coverflex nessun benefit viene sprecato
Abbiamo spiegato cosa succede ai benefit aziendali non utilizzati: per evitare che ciò accada, aziende e dipendenti devono poter contare su una soluzione innovativa, come Coverflex. Non solo permette di gestire facilmente ogni benefit, in un’unica piattaforma intuitiva, ma aiuta a monitorare l’effettivo uso.
L’iscrizione è semplice: in pochi clic, l’azienda accede a un nuovo e rivoluzionario metodo per la gestione dei benefit, grazie al quale si può assegnare la quota a ogni collaboratore o collaboratrice, da utilizzare comodamente tramite le Coverflex Voucher Card del circuito VISA.
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