Buoni pasto: come funzionano e cosa sono

ltre 7 milioni di lavoratori ogni giorno pranzano fuori casa, nei bar o nei ristoranti, oppure sul luogo di lavoro con il pranzo preparato e portato da casa. In un mondo in cui la pausa pranzo è un fenomeno sociale, il buono pasto è sicuramente uno dei suoi protagonisti, uno dei benefit più conosciuti e diffusi nel mondo del lavoro. Almeno una volta nella vita l’avrai di certo usato per pagare, ne avrai sentito parlare o lo avrai visto utilizzare in un negozio. Si tratta di un mezzo di pagamento dal valore predeterminato, in formato cartaceo o elettronico, che può essere utilizzato per acquistare un pasto o dei prodotti alimentari.

Perché i buoni pasto sono così apprezzati e riscuotono tanto successo? I motivi sono molti, in particolare l’aumento del potere d’acquisto di chi li utilizza, la tassazione agevolata e la riduzione dei costi aziendali a vantaggio del lavoratore. Ma qual è il funzionamento dei buoni pasto e quali sono i benefici per dipendenti, aziende ed esercenti? Scopriamolo insieme.

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Come nascono i buoni pasto

Forse non lo sapevi ma i buoni pasto nascono in Gran Bretagna nel 1954. Nascono per un motivo ben preciso: risolvere il problema della mancanza di mense nelle aziende. Nel dopoguerra infatti il settore terziario è in piena crescita e vedono la luce tante piccole aziende, società che non hanno le risorse o gli spazi per offrire un luogo dove consumare il pasto ai propri dipendenti. La soluzione viene trovata fornendo ai lavoratori foglietti cartacei prepagati da utilizzare durante la pausa. Un uomo d’affari inglese vede utilizzare questi foglietti in un ristorante, si informa con la cameriera sul loro funzionamento e subito fiuta l’affare: fonda la Luncheon Vouchers, azienda che stampa buoni cartacei da rivendere alle società, che a loro volta le distribuivano ai dipendenti. 

La Luncheon Vouchers diventa la prima azienda a emettere buoni pasto e nel 1957 serve 3.500 aziende. Solo tre anni più tardi le imprese a servirsi dei suoi buoni pasto saranno circa 8.000. In poco tempo questa soluzione si diffonde in tutta Europa e negli anni Settanta il buono pasto sbarca anche in Italia riscontrando subito grande successo. Quello del ticket per il pranzo diventa in poco tempo uno dei benefit aziendali più diffusi e più apprezzati con un mercato globale che ancora oggi è in continua crescita, tanto che si stima che entro il 2025 il giro d’affari supererà i 14,6 miliardi di dollari. 

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Chi ha diritto ai buoni pasto

Il datore di lavoro può decidere di adottare i buoni pasto come benefit in sostituzione alla mensa aziendale e attribuire questo vantaggio a tutti o ad alcune categorie di dipendenti, sia che lavorino full time, part time, a tempo determinato o indeterminato. A regolare i ticket per il pranzo c’è una normativa, il Decreto Ministeriale del 7 giugno 2017 n.22. L’articolo 4 stabilisce che questo benefit possa essere riconosciuto sia ai rapporti di lavoro subordinato che ai rapporti di collaborazione. Il datore di lavoro può decidere di dare i buoni pasto anche a stagisti e dipendenti con contratti di apprendistato.

Il buono per la pausa pranzo è un vantaggio davvero flessibile e versatile che può aumentare il potere d’acquisto dei lavoratori e rendere il pacchetto retributivo molto attrattivo e vantaggioso, senza pesare sulle casse aziendali. Il buono pasto può essere concesso anche a chi ha contratti che non prevedono la pausa pranzo, essendo svincolati dall’orario di lavoro, ecco perché sono molte le aziende che estendono questo benefit anche a chi svolge l’attività in smart working. Non ne hanno invece diritto i lavoratori in ferie e in permesso, i lavoratori in aspettativa e in maternità, in cassa integrazione o in sciopero. In realtà, l’azienda può decidere di corrisponderli ugualmente, ma in questi casi non saranno detraibili.

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Come funzionano i buoni pasto per i dipendenti

Il buono pasto è facilissimo da utilizzare. Prendiamo l’esempio di Silvia, lavoratrice full time di una società giovane che tiene particolarmente a cuore il benessere dei propri dipendenti. Silvia riceve i buoni pasto in forma elettronica su una card che l’azienda le ha fornito quando è stata assunta. Una volta al mese su di essa vengono caricati i crediti che le spettano sulla base delle giornate lavorate il mese precedente. Silvia ama organizzare pranzi con i suoi colleghi e ormai conosce i bar e ristoranti convenzionati con il circuito aziendale, le piace esplorare i dintorni e provare anche posti nuovi. Una volta terminato il pranzo a Silvia basterà pagare con la sua carta ed eventualmente aggiungere una piccola somma nel caso in cui il conto eccedesse l’importo del buono pasto. Semplice no? Per i dipendenti usare i buoni è davvero un gioco da ragazzi, anche nel formato cartaceo. A ciascuno spetta un buono per ogni giornata di lavoro e il limite di utilizzo è fissato a 8 ticket per ogni acquisto. I buoni sono strettamente personali, non possono essere convertiti in denaro e non danno diritto a resto.

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I buoni pasto dal punto di vista dell’azienda

Anche per l’azienda è tutto molto semplice quando si parla di buoni pasto. Per garantirli ai propri dipendenti basta stipulare un contratto di fornitura con l’azienda emettitrice dei buoni, e comunicare nell’ordine mensile il numero di ticket che occorrono. In caso di buoni cartacei, l’invio avverrà tramite corriere direttamente in ufficio. Mentre con i buoni elettronici è tutto più facile perché vengono caricati direttamente sulle card in dotazione ai dipendenti o sull’app dedicata. Il vantaggio? Con i buoni elettronici si risparmiano le spese di spedizione, l’operazione è immediata e diamo una mano anche l’ambiente. Ma non solo, i dipendenti possono controllare anche il saldo e i movimenti in tempo reale, oltre a garantire una sicurezza in caso di furto o smarrimento: basterà infatti bloccare la carta senza perdere il controvalore del buono.

L’adozione dei buoni pasto da parte delle aziende ha dei grossi vantaggi, uno tra tutti la soddisfazione del lavoratore per l’aumento del potere d’acquisto, e come benefit aziendale permette diversi vantaggi fiscali:

• l’IVA è detraibile al 100% con aliquota agevolata per le aziende al 4%;
• i buoni pasto sono esenti da oneri previdenziali;
• sono esclusi dal calcolo del TFR;
• il costo è interamente deducibile, fino a 4 euro per i titoli cartacei e fino a 8 euro per quelli elettronici;

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Funzionamento dei buoni pasto per gli esercenti

Insieme all’azienda che li acquista e al dipendente che li riceve, ci vogliono anche degli esercizi convenzionati dove spendere i buoni pasto perché il benefit abbia un valore e si completi il circolo. Iniziamo con il dire che non in tutti gli esercizi commerciali si possono spendere i buoni pasto, sta al singolo esercente infatti decidere se accettarli o meno. I ristoratori che desiderano attivare una convenzione per i buoni pasto devono contattare la società emittente che fornirà loro un POS aggiuntivo per ricevere le transazioni con i buoni pasto elettronici. Nel caso di Coverflex il sistema è molto più semplice, perché gli esercenti che accettano i nostri buoni possono farlo utilizzando il POS già in dotazione. Chiaramente per i negozianti la convenzione rappresenta un vantaggio, perché i dipendenti delle aziende preferiscono consumare i pasti negli esercizi che accettano i buoni. I lavoratori conoscono bene la rete di esercenti nei dintorni del loro ufficio e ritornano dove possono spendere i loro benefit aziendali. I ristoratori affiliati possono così contare su una clientela affezionata e fidelizzata e allargare il giro d’affari.

Tutti possono chiedere la convenzione? Possono attivarla esercizi commerciali che somministrano alimenti o bevande, che fanno servizio di mensa aziendale o che vendono al dettaglio prodotti alimentari. 

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Buono pasto elettronico: quali sono i vantaggi

Il buono pasto elettronico rispetto alla sua versione cartacea rappresenta un vantaggio anche per le attività commerciali perché risulta più comodo e facilmente tracciabile, il suo utilizzo è stato anche incentivato dal Governo con la legge di Bilancio 2020.

Quali sono i vantaggi per gli esercenti? Una gestione più facile e rapida della contabilizzazione, visto che tutte le informazioni sugli incassi vengono registrate e trasferite in modalità elettronica. C’è una riduzione del rischio di smarrimento e quindi della possibilità di perdere l’incasso, oltre a una velocizzazione dei mezzi di pagamento. 

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