apita di frequente, nell’ambito dei rapporti lavorativi, che i dipendenti debbano anticipare delle somme per conto dell’azienda. Dagli spostamenti in auto ai pernottamenti fuori casa, passando per i pranzi di rappresentanza e i taxi, le voci sono diverse. E, come ogni altro aspetto contrattuale, il rimborso delle spese ai dipendenti è soggetto a norme specifiche. Una corretta gestione di tutte queste compensazioni è fondamentale per rendere più fluidi i processi payroll, semplificando la restituzione di quanto è stato pagato dai collaboratori. 

Nella nostra guida vediamo quali sono le diverse tipologie di rimborso spese per i dipendenti, la tassazione in vigore nel 2026 e i vincoli relativi alla tracciabilità dei pagamenti introdotti lo scorso anno. Inoltre, spieghiamo anche come la digitalizzazione dei flussi può agevolare il lavoro per i manager HR, sia in grandi imprese sia nelle PMI.

Cos’è il rimborso spese dipendenti e quando spetta

Il rimborso delle spese ai dipendenti è la somma che viene restituita ai dipendenti per quanto anticipato a nome dell’azienda durante il regolare svolgimento dell’attività lavorativa. L’anticipo può rivelarsi necessario per diverse esigenze pratiche, come per esempio:

• trasferimenti in taxi;
• indennità chilometriche;
• rifornimento di carburante;
• pagamento di pedaggi autostradali e parcheggi;
• spese per vitto e alloggio;
• pranzi e cene aziendali;
• noleggio di veicoli;
• corsi di formazione;
• utilizzo di utenze telefoniche.

Per essere considerate idonee, le spese devono rientrare negli interessi dell’azienda e riguardare una particolare attività completata in orario di lavoro oppure uno spostamento di breve o media durata.

Le tipologie di rimborso spese

Abbiamo visto che le spese di lavoro sono molteplici e legate ad ambiti molto diversi (non solo ai classici spostamenti). E, di conseguenza, anche il trattamento delle procedure legate alla restituzione di quanto anticipato può variare. Sostanzialmente, esistono tre tipologie di rimborso spese per i dipendenti:

• Rimborso a piè di lista (o analitico)
• Rimborso forfettario (chiamato anche diaria o indennità di trasferta)
• Rimborso misto

Analizziamo ora nel dettaglio ciascuna di queste categorie di rimborso spese dipendenti.

Rimborso a piè di lista

Chiamato anche rimborso analitico, il rimborso a piè di lista consiste nella restituzione di quanto effettivamente esborsato durante l’attività lavorativa, partendo da strumenti di pagamento tracciabili, come carte di credito e bonifici. Per ricevere le somme anticipate, i dipendenti devono presentare una nota spese dettagliata, accompagnata da scontrini, ricevute o fatture. Le somme per vitto e alloggio sono deducibili per l’azienda fino a massimo 180,76 euro in Italia e 258,23 euro all’estero, a patto che rispettino tutte queste condizioni appena elencate. Le spese per viaggio e trasporti, invece, sono deducibili al 100%.

Rimborso forfettario

Nel caso del rimborso forfettario, l’azienda sceglie di riconoscere ai dipendenti una diaria, ovvero una quota fissa giornaliera che non tiene conto delle spese effettive. Proprio per questo motivo, viene chiamata anche indennità di trasferta. Questa soluzione viene preferita nell’ottica di una semplificazione di tutta la gestione payroll perché elimina la parte di raccolta dei giustificativi, notoriamente molto dispersiva in termini di tempo ed energie. Il rimborso forfettario resta deducibile per l’azienda e non concorre alla formazione del reddito imponibile nei limiti di queste soglie di esenzione:

• 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia;
• 77,47 euro al giorno per trasferte all’estero.

Rimborso misto

A metà strada tra le due tipologie appena presentate c’è il rimborso misto. Come facilmente intuibile, in questo caso l’azienda sceglie di corrispondere un’indennità forfettaria e di restituire anche alcune somme esatte per le spese più importanti, come il vitto e l’alloggio. Dal punto di vista fiscale, questo comporta una perdita di convenienza. Le soglie di esenzione per l’indennità di trasferta per l’Italia scende infatti a:

• 30,99 euro con rimborso esclusivo di vitto o solo alloggio;
• 15,49 euro con vitto e alloggio rimborsati in modo analitico. 

Per l’estero i limiti sono fissati a:

• 51,65 euro con rimborso esclusivo di vitto o solo alloggio;
• 25,82 euro con vitto e alloggio rimborsati in modo analitico.

Rimborso spese trasferta per i dipendenti: regole specifiche

A fronte di quanto appena spiegato e delle normative a cui abbiamo accennato, è importante specificare che ogni azienda dovrebbe avere una sua policy per i rimborsi spese ai dipendenti. Questo permette di condividere chiaramente tutte le dinamiche e le regole da seguire per evitare errori madornali. Inoltre, vanno anche considerate alcune condizioni particolari, che vediamo qui di seguito.

Rimborso chilometrico

Entrando più nello specifico, quando i dipendenti utilizzano la propria vettura nell’ambito dell’attività lavorativa, deve essere contemplato anche il rimborso spese chilometrico. Questa somma, che esclude il normale tragitto tra la propria abitazione e il luogo di lavoro, viene calcolata a partire dal rapporto tra chilometri percorsi e costo chilometrico del veicolo, indicato nelle tabelle ufficiali dell’ACI (Automobile Club d'Italia). Per essere interamente deducibile per l’azienda, tale somma deve attenersi alle tabelle dell’ACI e riguardare le trasferte al di fuori dal Comune della sede di lavoro.

Trasferte in Italia Vs. trasferte all’estero

Il trattamento fiscale delle trasferte varia in base al fatto che siano svolte in Italia o all’estero. Come anticipato, la deducibilità prevede dei limiti più altri per l’estero.

• Rimborso a piè di lista: la soglia per le spese di vitto e alloggio è di 180,76 euro in Italia e di 258,23 euro all’estero.
• Rimborso forfettario: fino a 77,47 euro al giorno per l’estero, contro i 46,48 euro al giorno in Italia.
• Rimborso misto: per vitto o alloggio il massimo in Italia è 30,99 euro e all’estero 51,65 euro; per entrambi in Italia è massimo 15,49 euro e all’estero 25,82 euro.

Documentazione richiesta

Lo strumento “storico” utilizzato per richiedere il rimborso delle spese dipendenti è la nota spese. In pratica, è il documento tramite cui i collaboratori elencano le somme esborsate nell’interesse dell’azienda, adeguatamente accompagnato dalle prove di spesa. Lo scopo è semplice: permettere all’azienda di avere una panoramica chiara di quanto dovuto e di fare le opportune verifiche prima di autorizzare il rimborso. 

Per essere valida, la nota spese deve seguire il modello approvato internamente e includere:

• le generalità del dipendente;
• i dettagli sulla trasferta/attività (luogo, data, motivazione);
• l’elenco analitico delle spese sostenute;
• i relativi giustificativi (scontrini, ricevute, biglietti, fatture, eccetera).

Per rispettare la normativa vigente sulla tracciabilità, la nota spese deve essere compilata con tutte le informazioni richieste e poi conservata dall’azienda. In questo caso, i software per la gestione delle note spese possono offrire un valido aiuto ai responsabili dell’amministrazione del personale.

Normativa 2025: cosa cambia con l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti

In origine, la normativa sul rimborso spese dipendenti fa riferimento all’articolo 51 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), il punto di riferimento per stabilire cosa rientra nel reddito da lavoro dipendente e cosa no. Un aggiornamento alla legge è arrivato dalla Legge di Bilancio del 2025, che ha introdotto alcune importanti novità per la deducibilità dei rimborsi spese ai dipendenti. Tutto passa per un tema chiave, come si legge nel relativo decreto legge n. 84: la tracciabilità dei pagamenti per le spese in Italia. 

A partire dal 1° gennaio 2025, i rimborsi a piè di lista per le spese di vitto, alloggio, rappresentanza, viaggi e trasporto non di linea (taxi e NCC) sono infatti esentasse per i dipendenti e deducibili per l’azienda solo se vengono pagati con metodi tracciabili, ovvero bancomat, carta di credito, bonifico, assegno, app per moneta elettronica, MAV, PagoPa e bollettino postale. In mancanza di altre prove, può anche essere utilizzato l’estratto conto. In una successiva circolare, l’Agenzia delle Entrate è tornata sugli aggiornamenti alla tracciabilità del rimborso spese, specificando tutti i casi specifici. 

Cosa cambia per i rimborsi in contanti

In linea generale, le spese pagate in contanti per il vitto o l’alloggio non sono più deducibili per l’azienda e vengono normalmente tassate per i collaboratori. Tuttavia, ci sono delle eccezioni alla regola della tracciabilità:

• biglietti dei mezzi di trasporto pubblico di linea (treni, traghetti, ecc.);
• pedaggi autostradali;
• parcheggi;
• indennità forfettarie;
• rimborsi chilometrici.

Conseguenze fiscali della mancata tracciabilità

L’utilizzo del contante per le spese, escluse le eccezioni riportate qui sopra, determina la perdita delle agevolazioni: per l’azienda non c’è deducibilità del rimborso spese, mentre per i dipendenti la somma diventa parte dell’imponibile.

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Tassazione dei rimborsi spese dipendenti

Come appena accennato, quando le spese sono pagate in contanti e quindi non vengono tracciate, diventano soggette a imposizione fiscale. La regolare tassazione dei rimborsi spese per i dipendenti include IRPEF e contributi INPS.

Deducibilità dei rimborsi spese per l'azienda

Se tracciabili e documentati, come stabilito dalla normativa, i rimborsi spese dei dipendenti sono deducibili per l’azienda. Considerate le diverse tipologie e soglie previste, però, è importante che i manager HR possano conservare tutti i giustificativi per almeno 10 anni, la classica finestra temporale applicata ai controlli fiscali. In questo caso, le soluzioni tech offrono un valido aiuto per digitalizzare e gestire la documentazione nel modo migliore.

Rimborso spese in busta paga: come si riflette

Veniamo a un altro punto cruciale della nostra guida: dove appare il rimborso spese nella busta paga dei dipendenti? Molto semplicemente, il cedolino deve indicare una voce separata. Questo perché, entro i limiti previsti, non rientra nella retribuzione ordinaria e quindi non è soggetto a tassazione. Nel caso in cui la somma da restituire superi le soglie, la parte eccedente va invece sommata allo stipendio ed è quindi soggetta a IRPEF e contributi previdenziali.