uno dei documenti più comuni in moltissime imprese, tanto che è impossibile non averne mai sentito parlare. Ma cos’è esattamente la nota spese aziendale e come funziona? Dal formato alla normativa, conoscerne tutte le peculiarità può aiutare i team HR e i manager a gestire al meglio i flussi payroll interni.
La nostra guida è pensata per supportare chi si occupa direttamente del processo di raccolta, verifica e gestione della nota spese dei dipendenti. Vediamo come è fatta nel dettaglio, qual è il suo percorso dalla compilazione all’approvazione e come è normata. In più, ti spieghiamo perché le piattaforme digitali possono snellire e ottimizzare ogni passaggio.
Cos’è la nota spese aziendale
Partiamo dalle basi: cos’è la nota spese aziendale? Per capirlo, diciamo subito che non si tratta semplicemente di un elenco di cifre e scontrini: è un documento contabile richiesto per attivare e riconoscere il rimborso spese dei dipendenti, ovvero la restituzione delle somme anticipate dal personale per conto dell’azienda durante il normale svolgimento del lavoro o le trasferte. Tra le voci che può includere, troviamo:
- Spese di viaggio (carburante e uso della propria auto)
- Spese per mezzi di trasporto pubblici e privati
- Spese per alberghi
- Spese per ristoranti
- Spese di rappresentanza
- Spese per corsi formativi
Per essere rimborsata, ogni spesa deve essere abbinata a un giustificativo, come uno scontrino, un biglietto, una fattura, la ricevuta di un bonifico e così via, da allegare al documento come prova. Per quanto riguarda il formato, c’è abbastanza libertà: in versione cartacea, digitale o attraverso soluzioni tecnologiche che automatizzano la rendicontazione, la nota spese aziendale deve però includere alcune informazioni essenziali.
Cosa deve contenere una nota spese
Non c’è un solo modello di nota spese aziendale, ma sicuramente ci sono alcuni elementi che non possono essere tralasciati. Affinché possa essere verificata e accettata, deve infatti includere:
- Dati identificativi del richiedente il rimborso
- Data e luogo della spesa
- Dettaglio di ogni spesa con relativa motivazione
- Totale delle spese sostenute
- Firma del dipendente
- Firma di chi autorizza il rimborso
- Giustificativi in allegato
Il processo di gestione delle note spese in azienda
Sebbene spetti a ogni dipendente assicurarsi di presentare una nota spese aziendale completa in tutte le sue parti, il compito dei team HR è di pianificare a monte un sistema che risulti intuitivo e all’avanguardia per tutte le parti in gioco. In genere, bisogna iniziare da un regolamento interno che stabilisca esattamente chi fa cosa, le tempistiche e i requisiti. La gestione delle note spese dei dipendenti dovrebbe poi seguire una checklist ben definita, che punti a:
- comunicare come avviene la procedura di rimborso delle spese;
- semplificare la fase di raccolta dei giustificativi;
- centralizzare la verifica delle note spese;
- rimborsare secondo modalità e tempistiche uniformi;
- monitorare costantemente e implementare le novità normative;
- archiviare i documenti per il periodo richiesto.
Vediamo nel dettaglio i passaggi chiave da svolgere.
Normativa: cosa serve sapere sulle note spese dipendenti
In quanto parte del complesso sistema delle risorse umane, le note spese aziendali sono disciplinate da normative specifiche. Attualmente, i punti di riferimento per il trattamento fiscale e la conservazione dei giustificativi sono contenuti in:
- Codice civile
- TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi)
- Varie circolari dell’Agenzia delle Entrate
- CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale)
In particolare, gli ultimi aggiornamenti al TUIR del 2025 hanno rimodulato i criteri di deducibilità delle spese. Il punto chiave del discorso è la tracciabilità, indispensabile per accedere alla detassazione entro i limiti previsti dalla Legge italiana. A partire dal 1° gennaio 2025, le spese di vitto, alloggio, rappresentanza, viaggi e trasporto non di linea (taxi e NCC) sono infatti esenti da imposte per i dipendenti e deducibili per l’azienda solo se pagate con metodi tracciabili, ovvero:
- Bancomat
- Carta di credito
- Bonifico
- Assegno
- App per moneta elettronica
- MAV
- PagoPa
- Bollettino postale
I problemi della gestione manuale
A fronte di questi importanti aggiornamenti normativi, la corretta gestione delle note spese è essenziale per evitare di incorrere in violazioni o, più banalmente, perdere la deducibilità e la detassazione. Come anticipato, il caro e vecchio sistema di gestione manuale è ormai superato perché rischia di generare errori. E questo non vale solo per note spese aziendali scritte a mano o con Excel, ma anche per l’utilizzo di e-mail.
Come per tanti altri aspetti delle procedure HR, la digitalizzazione permette di:
- velocizzare le procedure;
- standardizzare la raccolta;
- assegnare le giuste priorità;
- instradare automaticamente i rimborsi;
- facilitare l’archiviazione a norma.
Le moderne piattaforme digitali, abbinate alle relative app, servono proprio a questo. Tutto avviene in modo conforme e uniforme, oltre che rapidamente, facendo risparmiare tempo prezioso ai membri del team.
