rabalhar remotamente requer ferramentas que te ajudem a concentrares-te, a comunicares com os teus colegas (apesar de distantes fisicamente), bem como a manteres o foco e a orientação nos resultados e objetivos. Munires-te das melhores plataformas vai facilitar muito a gestão do teu trabalho, do teu tempo, e da tua agenda.
A comunicação, sobretudo quando se trabalha remotamente, é um ponto fundamental, mas também é um fator crítico. Nem todas as empresas sabem comunicar de forma assíncrona, algo essencial quando a troca de informações acontece entre várias pessoas, sem que se obtenham respostas imediatas. Ora, se caminhamos para modelos de trabalho mais flexíveis, em que as pessoas trabalham cada vez mais a partir de localizações diferentes – muitas vezes com fusos horários distintos – e em horários que elas próprias escolhem, não é difícil entender a necessidade de avançarmos para este tipo de comunicação.
“O que antes era informal agora tem de ser pensado. Fazer espaços de lazer virtuais sem hora marcada (tipo café virtual), encontros presenciais mensais, dinamizar as reuniões normais com momentos de conexão, definir políticas de comunicação síncrona versus assíncrona, escolher uma única plataforma de comunicação remota, documentar num espaço digital partilhado as informações relevantes para a equipa… As opções são várias. Importante é pensar nelas, envolvendo a equipa nessa definição”, afirma Sara Midões, autora do estudo “O novo normal: Quais os maiores desafios para os líderes em Portugal?”, especialista em liderança positiva e bem-estar no trabalho e fundadora da Community, citada pela Pessoas by ECO.
“O que antes era informal agora tem de ser pensado. Fazer espaços de lazer virtuais sem hora marcada (tipo café virtual), encontros presenciais mensais, dinamizar as reuniões normais com momentos de conexão, definir políticas de comunicação síncrona versus assíncrona, escolher uma única plataforma de comunicação remota, documentar num espaço digital partilhado as informações relevantes para a equipa… As opções são várias. Importante é pensar nelas, envolvendo a equipa nessa definição”, afirma Sara Midões, autora do estudo “O novo normal: Quais os maiores desafios para os líderes em Portugal?”, especialista em liderança positiva e bem-estar no trabalho e fundadora da Community, citada pela Pessoas by ECO.
Neste estudo, a especialista em liderança e bem-estar conclui mesmo que a maioria dos gestores portugueses (66%) acredita que a reinvenção de novas formas de comunicar em equipa vai ser o principal desafio das lideranças no pós-pandemia.
Para garantir que estás preparado para os novos modelos de trabalho, reunimos numa lista as sete ferramentas que consideramos mais importantes e úteis na comunicação assíncrona. As cinco primeiras são as ferramentas-base que usamos na Coverflex, pelo que não podíamos deixar de as mencionar primeiro:
1. Slack
Mensagens de texto, mensagens de voz. Chamadas com ou sem vídeo. Conversas privadas, conversas de grupo, envio de ficheiros. O Slack é das melhores ferramentas no mercado para comunicação síncrona e assíncrona de equipas, permitindo a integração com diversas outras ferramentas, como Google Calendar, Zoom, Notion, Trello, entre muitas outras. Para dar uma nota mais divertida ao teu trabalho, podes também adicionar emojis ao Slack, e partilhar GIFs através da integração com a aplicação Giphy.
A versão grátis do Slack permite-te integrar até 10 aplicações, ver o histórico de mensagens até 10K, e oferece 5G de armazenamento.
2. Zoom
Em princípio, se usaste a internet nos últimos dois anos, já ouviste falar do Zoom. Com possibilidade de fazer chamadas de vídeo ou só de voz, o Zoom tem uma série de opções que podem facilitar as tuas reuniões: partilha de ecrã, chat integrado, a opção de silenciar o microfone e/ou desligar a câmara, a opção de “levantar a mão” quando tens algo a dizer, entre outras. O Zoom permite-te ainda adicionar imagens como fundos do teu ecrã e adicionar filtros, o que tem tanto de útil como de divertido, dependendo das ocasiões!
A versão gratuita do Zoom permite-te juntar até 100 pessoas numa sala, e cada reunião pode ter no máximo 40 minutos.
3. ClickUp
O ClickUp é uma ferramenta de gestão de projeto completamente online, na cloud. Esta plataforma é ideal para registar e acompanhar os projetos da tua equipa, dando-te a possibilidade de criar tasks e subtasks, atribuí-las a membros da equipa e definir prazos para cada uma, com a possibilidade ainda de escrever notas e comentários em cada uma das tarefas.
O plano gratuito do ClickUp é considerado dos melhores planos gratuitos entre plataformas de project management, oferecendo um número ilimitado de membros e tarefas, documentos colaborativos e “Kanban boards” até 100MB de armazenamento. A versão grátis desta plataforma dá-te também acesso a support online 24/7.
4. Notion
Documentação, documentação, documentação. Com o Notion podes criar documentos que podem ir do mais simples ao complexo, passando por texto corrido, listas, tabelas, calendários, entre outros tipos de documentos, com a possibilidade de adicionar ficheiros multimédia, criar lembretes e integrar membros da equipa, que podem comentar e/ou editar a qualquer momento.
O plano gratuito do Notion oferece-te páginas ilimitadas mas só permite o acesso a 5 guest accounts. Por $10 dólares por mês ($8 se pago anualmente), tens acesso total ao espaço colaborativo do Notion, ao qual podem ter acesso todos os membros da tua equipa, independentemente de quantos forem.
5. Miro
Imagina um quadro branco, onde podes desenhar, escrever, esquematizar… O Miro é isso! Para além de teres a liberdade de organizar o teu trabalho da forma visual que mais sentido te fizer, com o Miro tens ainda a possibilidade de partilhar os teus quadros com membros da tua equipa - e todos podem editar e/ou deixar comentários, o que vos permite trabalhar no mesmo projeto à distância e de forma assíncrona.
Com a versão gratuita desta plataforma, podes ter até três quadros editáveis, templates pré-definidos, e um número ilimitado de pessoas com acesso aos mesmos.
6. Loom
No que toca a plataformas e apps de mensagens instantâneas, o Loom é uma das plataformas ideais para a comunicação assíncrona. Permite gravar mensagens de voz e vídeos, sendo que o principal objetivo é não teres de esperar por um espaço na agenda para falares com uma pessoa. Ao funcionar em formato de voz, ou vídeo, há menos espaço para interpretações erradas, que podem acontecer quando se usa apenas mensagens escritas.
A aplicação tem um pacote grátis, que permite a partilha de 100 vídeos e screenshots, além da gravação de vídeos de até cinco minutos.
7. Twist
Também recomendado para a comunicação assíncrona, o Twist tem funcionalidades semelhantes ao Slack, permitindo o envio de mensagens e respostas em thread, através de diversos canais. Contudo, a principal diferença que faz com que esta ferramenta não sirva para a comunicação em tempo real é que o Twist dá prioridade ao trabalho completamente focado, removendo as distrações e o impacto das notificações.
O Twist tem uma versão gratuita que permite ver o histórico das conversas (até um mês antes) e conta com 5GB de armazenamento.
8. Trello
Mais uma ferramenta para te ajudar na gestão de projetos em equipa, e até na organização pessoal: o Trello. O foco desta ferramenta é disponibilizar um “Kanban board”, com várias colunas – que podes personalizar – que servem para definir o estado das tuas tarefas. No formato mais simples e já predefinido, os estados podem ser “Terminar esta semana”, “Em progresso”, “Fechado”, “Ideias incríveis”, e por aí fora.
Mover os projetos para as colunas seguintes, vendo o seu estado a avançar em direção às tarefas concluídas, pode funcionar como um boost de motivação e foco.
9. Google Drive
Muito conhecida e utilizada por diversas empresas e profissionais, a Google Drive continua a ser uma ferramenta muito útil para a colaboração entre colegas e equipas. Completamente online, na cloud, a Drive é um espaço para armazenamento que pode servir para guardar os trabalhos que fazes, bem como para a criação e edição conjunta de documentos, que podem ser documentos de texto, apresentações animadas ou spreadsheets.
Esta ferramenta, que é gratuita, permite o armazenamento de ficheiros até um total de 15GB.
10. Basecamp
Para manteres uma comunicação mais estreita com os teus clientes, o Basecamp tem a vantagem de te deixar partilhar materiais, bem como marcar reuniões remotas ou ativar notificações de alerta sempre que assim o desejares. A principal vantagem é que esta ferramenta reúne todos os envolvidos de determinado tema num único local, facilitando e melhorando a tomada de decisão.
Existe uma versão gratuita da ferramenta que limita o uso a três projetos, 20 utilizadores e 1GB de espaço para armazenamento de arquivos. Para ampliar o plano, é necessário aderir à assinatura de um pacote.
11. Pipefy
O Pipefy é o lugar onde podes centralizar tudo, desde contas a pagar ou a receber até ao pipeline de contratação, reembolsos de despesas ou solicitação de compras. A maioria dos processos tem lugar nesta ferramenta, que te dá autonomia para implementar com rapidez novos fluxos de trabalho e aperfeiçoar constantemente as entregas.
Trata-se de uma plataforma low-code e no-code que dá a qualquer um o poder de automatizar workflows e gerir processos de trabalho sem precisar de conhecimentos de programação.
12. DocuSign
Ficar à espera de reunir todas as partes necessárias para a assinatura de um contrato ou de qualquer outro papel importante que requeira uma assinatura não é viável. Assim, para agilizar este processo, a DocuSign permite assinar digitalmente os documentos de forma segura e simples.
Utilizada por um milhão de clientes, entre eles Unilever, Deloitte, Salesforce e Santander, esta ferramenta oferece uma série de produtos e soluções.
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