avorare da remoto richiede strumenti che ti aiutino a mantenere la concentrazione, comunicare con i tuoi colleghi (nonostante la distanza fisica) e focalizzarti su obiettivi e risultati. Utilizzare i software più adatti renderà la gestione del tuo lavoro, del tuo tempo e del tuo calendario molto più facile. Ecco, quindi, i nostri consigli sui 12 migliori strumenti per il lavoro da remoto!
Lavorare da remoto: l’importanza della comunicazione
La comunicazione, specialmente quando si lavora in remoto, è un punto chiave, ma anche un fattore critico. Non tutte le aziende sanno come comunicare in modo asincrono, il che è essenziale quando le informazioni vengono scambiate tra più persone senza risposte immediate. Se ci stiamo muovendo verso modelli di lavoro più flessibili, in cui le persone lavorano sempre di più da diverse località - spesso con fusi orari diversi - e hanno orari flessibili, diventa necessario spostarsi verso questo tipo di comunicazione.
Ciò che prima era informale deve ora essere pianificato. È importante avere spazi virtuali per il tempo libero senza appuntamenti (come un caffè virtuale), organizzare incontri faccia a faccia mensili, semplificare incontri regolari con momenti di connessione, definire politiche di comunicazione sincrone e asincrone, scegliere una singola piattaforma di comunicazione remota e documentare le informazioni in uno spazio digitale condiviso rilevante per il team. Per fare tutto questo, esistono diverse opzioni: vediamole nel dettaglio.
I migliori software per chi lavora da remoto
Per prepararti ai nuovi modelli di lavoro, abbiamo compilato una lista dei 12 strumenti che riteniamo più importanti e utili per la comunicazione asincrona. Tra questi, ovviamente, ci sono anche quelli che utilizziamo quotidianamente in Coverflex e potremmo consigliare a occhi chiusi!
1. Slack
Messaggi di testo, messaggi vocali, chiamate con o senza video, chat private e chat di gruppo, caricamento di file: Slack è uno dei migliori strumenti sul mercato per la comunicazione di squadra sincrona e asincrona. È inoltre possibile integrarlo con diversi altri strumenti, come Google Calendar, Zoom, Notion, Trello e molti altri. Per aggiungere un po' di pepe al lavoro, è possibile anche aggiungere emoji a Slack e condividere GIF tramite l'integrazione con l'app Giphy. La versione gratuita di Slack consente di integrare fino a 10 app, visualizzare la cronologia dei messaggi fino a 10K e offre uno spazio di archiviazione di 5G.
2. Zoom
Se hai utilizzato internet negli ultimi due anni, probabilmente hai sentito parlare di Zoom. Con la possibilità di effettuare chiamate video o solo audio, Zoom offre diverse opzioni che possono facilitare le tue riunioni: condivisione dello schermo, chat integrata, opzione per disattivare il microfono e/o la videocamera, opzione per "alzare la mano" quando hai qualcosa da dire e altro ancora. Inoltre, Zoom ti consente di aggiungere immagini come sfondo al tuo schermo e di applicare filtri, il che può essere utile e divertente a seconda dell'occasione! La versione gratuita di Zoom ti consente di ospitare fino a 100 partecipanti in una stanza e ogni riunione può durare fino a 40 minuti.
3. ClickUp
ClickUp è uno strumento di project management completamente online e basato su cloud. Questa piattaforma è ideale per registrare e monitorare i progetti del tuo team, dando la possibilità di creare attività e sottotasks, assegnarle ai membri del team e impostare scadenze per ciascuna di esse, con la possibilità di scrivere note e commenti su ciascuna delle attività.
Il piano gratuito di ClickUp è considerato uno dei migliori tra le piattaforme di project management, offrendo un numero illimitato di membri e attività, documenti collaborativi e "Kanban boards" fino a 100MB di spazio di archiviazione. La versione gratuita di questa piattaforma ti fornisce anche accesso a supporto online 24/7.
4. Notion
Documentazione, documentazione, documentazione. Con Notion è possibile creare documenti che possono variare dalla semplicità alla complessità. Tra i vari tipi di documenti ci sono testo semplice, liste, tabelle, calendari e altri. Inoltre, è possibile aggiungere file multimediali, creare promemoria e integrare membri del team, che possono commentare e/o modificare in qualsiasi momento.
Il piano gratuito di Notion offre pagine illimitate, ma consente l'accesso solo a 5 account ospiti. Con $10 dollari al mese ($8 se pagato annualmente), si ottiene l'accesso completo allo spazio collaborativo di Notion, a cui tutti i membri del team, indipendentemente dal numero, possono avere accesso.
5. Miro
Immagina una lavagna bianca, dove puoi disegnare, scrivere, fare schizzi... Questo è ciò che offre Miro! Oltre ad avere la libertà di organizzare il tuo lavoro nel modo visivo che ha più senso per te, con Miro hai anche la possibilità di condividere le tue lavagne con i membri del tuo team. Tutti possono modificare e/o lasciare commenti, il che ti consente di lavorare sullo stesso progetto in remoto e in modo asincrono. Con la versione gratuita di questa piattaforma, puoi avere fino a tre lavagne modificabili, modelli predefiniti e un numero illimitato di persone con accesso ad esse.
6. Loom
Per quanto riguarda le piattaforme e le app di messaggistica istantanea, Loom è una delle migliori per la comunicazione asincrona. Ti consente di registrare messaggi vocali e video, il che significa che non devi aspettare per parlare con qualcuno. Loom funziona in formato vocale o video e ci sono meno possibilità di fraintendimenti rispetto ai messaggi scritti. L'app ha un pacchetto gratuito che consente di condividere 100 video e screenshot, oltre a registrare video fino a cinque minuti.
7. Twist
Consigliato per la comunicazione asincrona, Twist ha funzionalità simili a Slack, consentendoti di inviare messaggi e risposte in thread attraverso diversi canali. Tuttavia, la principale differenza che rende questo strumento meno adatto alla comunicazione in tempo reale è che Twist favorisce un lavoro concentrato eliminando distrazioni e l'impatto delle notifiche. Twist offre una versione gratuita che consente di visualizzare la cronologia delle conversazioni (fino a un mese fa) e ha 5 GB di archiviazione.
8. Trello
Ecco un altro strumento che può aiutarti nella gestione di progetti di squadra e nella tua organizzazione personale: Trello. L'obiettivo di questo strumento è fornire una "scheda Kanban" con diverse colonne personalizzabili che ti aiutano a definire lo stato dei tuoi compiti. Nel formato più semplice e predefinito, gli stati possono essere "Finito questa settimana", "In corso", "Chiuso", "Grandi idee" e così via. Spostare i progetti nelle colonne successive e vedere lo stato spostarsi verso i compiti completati può agire come motivazione e stimolo alla concentrazione.
9. Google Drive
Molte aziende e professionisti utilizzano Google Drive, uno strumento molto utile per la collaborazione tra colleghi e squadre. Drive è completamente online e nella nuvola, rappresentando uno spazio di archiviazione che consente di conservare il lavoro, creare e modificare documenti insieme, come documenti di testo, presentazioni animate o fogli di calcolo. Questo strumento gratuito consente di archiviare file fino a un totale di 15 GB.
10. Basecamp
Per mantenere una comunicazione più stretta con i tuoi clienti, Basecamp offre la possibilità di condividere materiali, programmare riunioni a distanza e attivare notifiche di allerta ogni volta che vuoi. Il principale vantaggio di questo strumento è che riunisce tutti coloro che sono coinvolti in un determinato argomento in un unico luogo, facilitando e migliorando la presa di decisioni. C'è una versione gratuita dello strumento che limita l'uso a tre progetti, 20 utenti e 1 GB di spazio di archiviazione. Per ampliare il piano, è necessario sottoscrivere un abbonamento a un pacchetto a pagamento.
11. Pipefy
Pipefy è il luogo dove puoi centralizzare tutto, dalle fatture in entrata e in uscita alla pipeline di assunzione, ai rimborsi spese e alle richieste di acquisto. La maggior parte dei processi avviene in questa piattaforma, il che ti permette di implementare rapidamente nuovi flussi di lavoro e migliorare costantemente le prestazioni. Pipefy è una piattaforma low-code e no-code che dà a chiunque il potere di automatizzare i flussi di lavoro e gestire i processi di lavoro senza la necessità di conoscenze di programmazione.
12. DocuSign
Non è fattibile attendere di raccogliere tutte le parti necessarie per la firma di un contratto o di qualsiasi altro documento importante che richieda una firma. Per accelerare questo processo, DocuSign consente di firmare digitalmente i documenti in modo sicuro e semplice. Utilizzato da un milione di clienti, tra cui Unilever, Deloitte, Salesforce e Santander, questo strumento offre una miriade di prodotti e soluzioni.
