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a has decidido implementar retribución flexible en tu empresa. Ahora toca lo importante: llevarla al papel. O lo que es lo mismo: planificarla financieramente. No basta con destinar X euros por empleado y activar una plataforma. Necesitas saber exactamente qué vas a gastar, dónde viene el ahorro fiscal, cómo evoluciona el coste, si creces en plantilla y qué retorno vas a obtener.

Una correcta planificación financiera de compensación flexible proyecta el coste total, modela escenarios de uso según tu plantilla, calcula el ahorro en Seguridad Social que genera la retribución en especie y define las métricas que necesitas para mantener el control.

Componentes del coste total en compensación flexible

El coste de tu plan de retribución flexible tiene varios componentes. Algunos son obvios, otros se olvidan. Analicemos en detalle cada uno de ellos.

Presupuesto por empleado

Decides cuánto asignar por empleado. No tiene que ser igual para todos: un junior puede recibir 1.000 euros anuales —2.000 euros en el caso de un perfil senior—, mientras que un directivo puede llegar hasta 3.000 euros. Diferencia por nivel, criticidad del rol o antigüedad.

Antes de realizar los cálculos, debes de tener en cuenta el número de empleados previsto durante todo el año, no exclusivamente durante los primeros meses. Si planeas crecer de 200 a 230 empleados y las incorporaciones son en julio, solo consumen medio año de presupuesto. En cambio, si tu rotación es del 15% anual, tendrás salidas que liberan presupuesto y entradas que lo consumen.

Fue rápido y fácil de entender cómo funcionaba. En el momento que activé la tarjeta, llegó al domicilio rápidamente y empecé a utilizarla. En cambio, con otras alternativas anteriores, tenía que ir a una entidad bancaria a activarla y fue bastante complicado.

Nacho
Departamento de contabilidad y fiscal de Adlanter

Plataforma tecnológica

Gestionar un plan de retribución flexible manualmente es inviable. Necesitas soluciones como Coverflex para delegar toda la operativa. En este caso, el coste total se calcula por empleado activo. Sin comisiones por transferencia ni precios mínimos al mes, siempre con precios fijos.

Plan anual

Para empresas de 1 a 10 empleados:

  • Retribución flexible: 3 euros al mes (tarjeta digital gratis o +6 euros con tarjeta física)
  • Beneficios sociales: 2 euros al mes (+1 euro tarjeta digital o +6 euros con tarjeta física)
  • Híbrido: 4 euros al mes (+1 euro tarjeta digital o +6 euros con tarjeta física)

Para empresas de más de 10 empleados:

  • Retribución flexible: 5 euros al mes (+1 euro tarjeta digital o +6 euros con tarjeta física)
  • Beneficios sociales: 2 euros al mes (+1 euro tarjeta digital o +6 euros con tarjeta física)
  • Híbrido: 4 euros al mes (+1 euro tarjeta digital o +6 euros con tarjeta física)

Plan mensual

Para empresas de 1 a 10 empleados:

  • Retribución flexible: 4 euros al mes (tarjeta digital gratis o +6 euros con tarjeta física)
  • Beneficios sociales: 3 euros al mes (+1 euro tarjeta digital o +6 euros con tarjeta física)
  • Híbrido: 5 euros al mes (+1 euro tarjeta digital o +6 euros con tarjeta física)

Para empresas de más de 10 empleados:

  • Retribución flexible: 5 euros al mes (+1 euro tarjeta digital o +6 euros con tarjeta física)
  • Beneficios sociales: 3 euros al mes (+1 euro tarjeta digital o +6 euros con tarjeta física)
  • Híbrido: 5 euros al mes (+1 euro tarjeta digital o +6 euros con tarjeta física)

Para una empresa con 200 empleados que contrata un plan anual con tarjeta digital, el coste total estimado sería de 14.400 euros, sin contar tasa de rotación y nuevas incorporaciones. Es decir, (5 euros por empleado + 1 euro por tarjeta digital) x 200 empleados x 12 meses.

Cuando empezamos, éramos unas 40 personas trabajando en la empresa y no encontrábamos una solución que pudiera adaptarse a nuestras necesidades. Para una compañía como nosotros, con un modelo de trabajo muy flexible, extrapolar esa flexibilidad a la compensación es un básico que necesitábamos implementar.

David Cortés
HR Manager de ABG Intellectual Property

Ahorro en Seguridad Social

Cuando conviertes parte del salario bruto en retribución flexible, reduces la base de cotización, por lo que parte de la retribución en especie no cotiza a la Seguridad Social. Para que te hagas una idea:

Empleado con salario bruto anual de 30.000 euros

  • Conviertes 1.500 euros en retribución flexible
  • El salario bruto baja a 28.500 euros
  • Ahorro en Seguridad Social: 1.500 euros × 30% = 450 euros por empleado

Para la misma empresa con 200 empleados, el ahorro puede llegar hasta 90.000 euros anuales si todos comparten la misma base de cotización.

Eso sí, no toda la retribución en especie genera el mismo ahorro. Depende de qué categorías elijan tus empleados. Algunos como seguros de salud, guardería y formación tienen tratamientos favorables, mientras que otros como ticket restaurante cotizan parcialmente.

Cómo estructurar tu plan financieramente paso a paso

Una buena planificación financiera de compensación flexible debe seguir una metodología que garantice el control sobre costes y maximice la eficiencia fiscal. Partiendo de esta base:

Define presupuesto por segmento

No todos tus empleados necesitan el mismo presupuesto de retribución flexible. Diferencia según criterios que reflejen el valor del rol y el mercado: nivel jerárquico, criticidad para el negocio, antigüedad o localización si operas en zonas con costes de vida diferentes.

Esquema de asignación por nivel

  • Roles junior o entrada: 1.000 a 1.200 euros anuales
  • Roles intermedios o técnicos: 1.500 a 1.800 euros anuales
  • Roles senior o especializados: 2.000 a 2.500 euros anuales
  • Directivos: 2.500 a 3.500 euros anuales

Recuerda: en ningún caso, la cantidad destinada a retribución flexible puede suponer más de un 30% del salario percibido, según la normativa vigente.

Supongamos una empresa con esta distribución:

  • 50 roles junior (1.100 euros cada uno) = 55.000 euros
  • 90 roles intermedios (1.600 euros cada uno) = 144.000 euros
  • 50 roles senior (2.200 euros cada uno) = 110.000 euros
  • 10 directivos (3.000 euros cada uno) = 30.000 euros

Presupuesto base total: 339.000 euros

Selecciona categorías con ventaja fiscal

No todas las categorías de salario en especie y retribución flexible tienen el mismo tratamiento fiscal. Prioriza las que ofrecen mayor exención, sin dejar de lado los intereses de tu plantilla para evitar una tasa de adopción baja:

Modela escenarios de uso real

No asumas que todos usarán el 100% de su presupuesto. El uso promedio suele estar entre 85% y 90%. Por ejemplo, si asignas 1.500 euros por empleado a 200 personas (300.000 euros), con uso del 87%, tu coste real será aproximadamente 261.000 euros.

Por otro lado, la distribución varía según el perfil de tus empleados. Los empleados más jóvenes priorizarán formación y transporte, mientras aquellos con cargas familiares antepondrán guardería y seguros. Antes de proyectar, deberás conocer la composición demográfica de tu plantilla para maximizar el porcentaje de adopción.

Calcula el coste total integrado

Con todos los datos sobre la mesa, es hora de integrar todos los componentes:

Presupuesto base

  • 200 empleados × 1.600 euros promedio = 320.000 euros

Ajuste por uso real (87%)

  • 320.000 euros × 87% = 278.400 euros

Plataforma

  • 200 empleados × 6 euros al mes × 12 = 14.000 euros

Ahorro en Seguridad Social

  • Conversión promedio: 1.200 euros por empleado × 30% × 200 = 72.000 euros

Por lo tanto, el coste neto total es de 218.400 euros. Si realizamos la comparación con un incremento salarial equivalente:

  • Un 3% sobre masa salarial de 5.000.000 euros costaría 150.000 euros + 45.000 euros de Seguridad Social = 195.000 euros, pero sería consolidable y menos flexible.

El plan de retribución flexible tiene un coste neto de 218.400 euros, ligeramente superior al incremento tradicional. Pero la comparación directa de coste es engañosa. El valor que perciben los empleados es mayor porque personalizan según sus necesidades, puedes diferenciar entre segmentos sin generar discrepancias, no consolidas el incremento en el salario base para siempre y mantienes cierto margen para ajustar anualmente según resultados.

Ahora mira el lado del ahorro. Cada empleado que se va y debe ser reemplazado cuesta aproximadamente 25.000 euros entre búsqueda, selección, formación y el tiempo que tarda en ser productivo. Si la mejora en compensación evita que 5 personas se vayan, acabas de ahorrar 125.000 euros, por lo que el programa se paga completamente.

KPI financieros para gestionar tu compensación flexible

Una vez implementado tu plan de retribución flexible, necesitas métricas que verifiquen tres cosas: el coste está bajo control, la eficiencia fiscal se está logrando y el retorno justifica la inversión.

Métricas de coste (control mensual)

  • Coste real comparado con presupuestado: verifica cuánto presupuesto de retribución flexible se ha consumido comparado con lo que proyectaste para ese punto del año. Una desviación del más o menos 5% es normal por variaciones en el uso.
  • Coste por empleado efectivo: considera únicamente a los empleados que están usando el programa. Si en tu plantilla de 200 empleados solo 174 han activado su retribución flexible, el coste efectivo por usuario es distinto del proyectado.
  • Ahorro generado en Seguridad Social: compara la Seguridad Social que estás pagando actualmente con la que pagarías si no hubieras convertido parte del salario a retribución en especie.

Métricas de eficiencia

  • Tasa de utilización del presupuesto: si mes tras mes observas que queda entre un 20% y un 25% del presupuesto sin utilizar, estás asignando más de lo necesario. Puedes recortar o redistribuir.
  • Cómo se distribuye el gasto entre categorías: si descubres que el 70% del gasto total va a formación y solo el 10% a guardería, tienes datos para replantear las categorías el próximo año o ajustar los límites dentro de cada una.
  • Grado de optimización fiscal conseguido: calcula qué proporción del presupuesto total se destina a categorías con exención fiscal frente a las que tributan normalmente. Lo ideal es que más del 80% esté en categorías de especie y retribución flexible con ventajas fiscales.

Métricas de retorno

  • Reducción en la tasa de rotación: compara la rotación voluntaria del año previo a implementar el programa con la del año posterior. Una bajada del 3% al 5% en la rotación normalmente cubre el coste completo del programa cuando calculas lo que cuesta reemplazar a cada empleado que se va.
  • Incremento en satisfacción con la compensación: usa encuestas para medir antes y después. Pregunta por la satisfacción con el paquete completo de compensación, no solo por el salario. Pasar de un 6,5 sobre 10 a un 8,2 sobre 10 es lo que suelen conseguir las implementaciones que se ejecutan bien.
  • Retorno de la inversión total: compara lo que has invertido en total (el coste neto tras restar el ahorro en Seguridad Social) con lo que has ahorrado en rotación evitada. Fórmula: tomas el coste de la rotación evitada, le restas la inversión total, divides el resultado entre la inversión y multiplicas por 100. Conseguir un ROI entre el 150% y el 200% en el primer año es lo habitual.

Calcula tu estrategia de retribución flexible

Ya tienes el método para llevar a buen puerto tu planificación financiera de compensación flexible: conoces los componentes del coste total, sabes cómo estructurar presupuestos diferenciados por segmento aprovechando las ventajas fiscales y tienes las métricas para comprobar que funciona. Ahora toca aplicarlo.

Usa nuestras herramientas para simular tu plan de retribución flexible: la calculadora de retribución flexible proyecta el coste según tu estructura de plantilla, la calculadora de reducción de IRPF muestra la ventaja fiscal por empleado en cada categoría y la calculadora de salario neto demuestra cómo mejora el poder adquisitivo real.

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