resupuestar beneficios flexibles es un ejercicio de estrategia y previsión. Se trata de ofrecer ventajas que aumenten la satisfacción de tus empleados, optimicen la inversión de la empresa y aprovechen las ventajas fiscales disponibles. Establecer un presupuesto realista y flexible, por tanto, te permite adelantarte a los retos y garantizar que todos los beneficios sean efectivos.
Cómo presupuestar beneficios flexibles para tu empresa
Las matemáticas empresariales no admiten creatividad. Planificar el presupuesto de beneficios flexibles conlleva decidir con antelación cuánto invertir en retribución en especie, como tickets restaurante, transporte, guardería o seguros de salud.
El objetivo es ofrecer un paquete atractivo que mejore la nómina de tus empleados y su bienestar, aprovechando las ventajas fiscales sin incrementar de forma significativa los costes de la empresa. Con información actualizada de los empleados a través de herramientas como Coverflex, puedes asignar los recursos de manera eficiente.
Mediante Coverflex AI, tienes acceso a métricas que te permiten conocer el ahorro fiscal mes a mes, además del porcentaje de uso de cada beneficio por empleado para adaptar el plan a lo largo del año.
Define el presupuesto total
El primer paso es determinar cuánto puedes destinar a tu plan de beneficios. Para ello, revisa el número de empleados y los tipos de beneficios que quieres incluir, como ticket restaurante, transporte, guardería o seguros de salud.
Analizar los costes de cada beneficio y aprender de la experiencia del año anterior ayuda a planificar mejor la estrategia de cara al próximo. Si es tu primer plan de retribución flexible, puedes apoyarte en benchmarks del sector para estimar cifras realistas.
Desglosa los beneficios por tipo y coste
Cada beneficio tiene un coste distinto y afecta de manera diferente a la nómina. Los tickets restaurante conllevan un gasto fijo mensual, mientras que los seguros de salud o formación varían según la cobertura o duración.
Separar los beneficios por categoría permite anticipar el gasto real y planificar la inversión de forma más precisa, evitando desviaciones inesperadas. Desde Coverflex, el cumplimiento normativo de todos los beneficios se realiza de forma automática, por lo que solo tendrás que encargarte de asignar una partida presupuestaria.
Estima la participación de los empleados
No todos los empleados optarán por los mismos beneficios. Analizar las preferencias según departamentos, edad, situación familiar o ubicación te ayuda a calcular el coste real del plan y a ajustar la oferta.
“Cuando empezamos, éramos unas 40 personas trabajando en la empresa y no encontrábamos una solución que pudiera adaptarse a nuestras necesidades. Para una compañía como nosotros, con un modelo de trabajo muy flexible, extrapolar esa flexibilidad a la compensación es un básico que necesitábamos implementar” - David Cortés, HR Manager de ABG Intellectual Property
Prever cómo se distribuirá la participación evita desequilibrios y garantiza que cada empleado aproveche al máximo sus opciones de beneficios sociales. Puedes acceder a todos estos datos a través del área de Administración del panel de Coverflex u obtener las métricas directamente mediante Coverflex AI.
Aprovecha las ventajas fiscales
En Coverflex, todos los beneficios dentro de un plan de retribución flexible están exentos de IRPF. Esto reduce la base imponible del salario bruto anual y aumenta el poder adquisitivo de los empleados sin incrementar el coste de la empresa.
Integrar este cálculo en la planificación presupuestaria maximiza el impacto del plan y permite ofrecer un salario bruto anual más atractivo. Para que te hagas una idea, los límites por beneficio flexible exento de IRPF son:
- Ticket restaurante: hasta 11 euros al día laborable, dentro del 30% del salario bruto anual.
Transporte público (tarjeta, abono o ticket): máximo 1.500 euros al año o 136,36 euros al mes. - Seguro médico privado: hasta 500 euros anuales por beneficiario (trabajador, cónyuge e hijos), ampliable a 1.500 euros por cada beneficiario si tiene discapacidad reconocida.
- Cheque/guardería: sin límite anual de exención (solo condicionado por el 30% máximo del salario bruto).
- Formación relacionada con el puesto de trabajo: 100% exenta de IRPF, sin tope salvo el general del 30% del salario bruto.
Considera un margen de seguridad
Siempre conviene sumar un 5-10 % al presupuesto previsto. Este margen cubre nuevas incorporaciones, posibles incrementos en los costes de beneficios o variaciones en la participación de los empleados. De esta forma, el plan se mantiene sostenible y adaptable a cualquier cambio inesperado durante el año.
Coverflex, la mejor herramienta para presupuestar beneficios flexibles
Gestionar todos estos cálculos manualmente puede resultar complejo. Plataformas de retribución flexible como Coverflex facilitan la tarea y mejoran la experiencia tanto para RR. HH. como para los empleados.
La plataforma permite gestionar la wallet digital de cada trabajador, integrar todos los beneficios sociales —ticket restaurante, ticket guardería, seguro de salud, formación, movilidad— y calcular automáticamente el impacto fiscal de cada elección mediante un simulador de retribución flexible.
Si ya has adoptado Coverflex durante el año anterior, puedes ver informes del ahorro fiscal, gasto real de la empresa y uso de los beneficios para optimizar la inversión y adaptar la estrategia cuando sea necesario.
Ajusta el plan según los datos
Una vez recopilada la información, lo siguiente es comprobar qué beneficios aprovecha la plantilla y cómo afectan al salario neto y a la retención de IRPF. Este análisis permite adaptar la oferta a las necesidades reales de los empleados y optimizar la inversión de la empresa.
Cuando llegue la fase de implementación, revisar periódicamente la participación y el coste de cada beneficio garantiza que siga siendo efectivo y, sobre todo, sostenible. Desde la propia plataforma, puedes obtener información en tiempo real de todos estos parámetros para presupuestar los beneficios flexibles sobre la marcha.
