Ti capita di viaggiare per lavoro? O magari di lavorare fuori dalla normale sede della tua azienda? Allora potresti avere diritto all’indennità di trasferta. Scopri a chi spetta questa somma aggiuntiva alla normale retribuzione, come può essere corrisposta in base alla tre tipologie principali e cosa succede quando la trasferta è all’estero.
Come funziona l’indennità di trasferta
L’indennità di trasferta è un compenso aggiuntivo che viene corrisposto al dipendente in caso di trasferimento temporaneo in una località diversa dalla sede abituale di lavoro. In pratica, svolgere le proprie mansioni al di fuori del luogo in cui solitamente si opera dà diritto a un rimborso per tutte le spese sostenute per il periodo necessario e per lo stress psicofisico dovuto alla lontananza da casa. Tra le spese rimborsate ci sono:
- vitto e alloggio;
- trasporto;
- altre spese necessarie per le giornate di trasferta.
L’importo dell’indennità di trasferta è quindi rappresentato da tutti i costi anticipati dal dipendente. Ci sono però diverse variabili che incidono sulla somma finale, tra cui la durata della trasferta (normalmente non può superare i 6 o i 12 mesi), la località in cui si svolge il lavoro e le spese effettivamente corrisposte dal dipendente.
Inoltre, in alcune situazioni, l’indennità di trasferta può essere esentata dalla tassazione. In particolare, se è previsto un spostamento al di fuori del Comune o all’estero, è esente da imposte e contributi fino a determinate soglie massime che variano in base al tipo di rimborso.
Indennità di trasferta: quando spetta?
Come anticipato, l’indennità di trasferta spetta in tutte quelle situazioni in cui il dipendente deve prestare lavoro in una sede differente rispetto a quella abituale. Per fare qualche esempio, può trattarsi di un tecnico che deve recarsi in un’altra regione per effettuare dei controlli o delle manutenzioni. Sono però contemplati diversi casi, come ad esempio riunioni in altre sedi aziendali o sopralluoghi nei cantieri. In ogni caso, deve trattarsi di uno spostamento solo provvisorio.
L’indennità di trasferta non è invece dovuta per le spese di viaggio di tutti i giorni, necessarie per recarsi nella sede di lavoro abituale. Lo stesso vale anche per chi deve trasferirsi per un periodo di tempo più lungo, quando di fatto scatta il trasferimento vero e proprio. Per qualsiasi dubbio, è sempre consigliato consultare il proprio contratto o il CCNL di riferimento.
Come si calcola l’indennità per la trasferta
Abbiamo spiegato cos’è l’indennità di trasferta, come funziona e a chi spetta. Entriamo ora nel dettaglio per capire a quale somma effettiva si può accedere. La premessa è che il compenso dipende dal contratto, dalla posizione ricoperta e dal tipo di settore, che determinano grandi oscillazioni.
In genere, però, il calcolo dell’indennità per la trasferta si effettua a partire da una percentuale sulla retribuzione giornaliera. Ci sono poi tre scenari principali da tenere come riferimento, ovvero:
- rimborso forfettario, calcolato su una cifra fissa;
- rimborso a piè di lista o analitico, basato sull’esatta rendicontazione delle spese;
- rimborso misto, che include vitto e alloggio, ma calcola a parte le spese per il trasporto.
Per questo, ogni dipendente dovrebbe sempre conservare con cura gli scontrini e le fatture. Di norma, l’indennità di trasferta è garantita anche per le giornate festive.
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