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i ya formas parte de Coverflex, has decidido dar el paso hacia una retribución más flexible, más moderna, más alineada con lo que necesita tu equipo. Y ahora toca lo más importante: ponerlo en marcha. La buena noticia es que no necesitas semanas de formación, ni reuniones eternas. Lo que sí necesitas es conocer bien cómo funciona el proceso de Onboarding de Coverflex para entender cómo se integran los beneficios en nómina y configurar la retribución flexible de tus empleados en consecuencia.
Proceso de Onboarding Coverflex: así empieza tu plan
El punto de partida es sencillo: entrar en tu espacio en Coverflex y configurar el plan de retribución flexible desde la pestaña Equipo. Si es tu primera vez, verás un banner azul en la parte superior. Haz clic ahí y sigue las indicaciones. Lo hemos diseñado para que sea fácil de seguir, incluso si no has gestionado nunca un plan de beneficios.
Esta configuración inicial te permite establecer cómo quieres que funcione la retribución flexible dentro de tu organización. Qué empleados están incluidos, qué beneficios van a tener disponibles y cómo se va a reflejar eso en su nómina. Una vez creado el plan, puedes editar los salarios desde ese mismo apartado. Solo tienes que pulsar el botón Editar salarios en la esquina superior derecha.
Dentro de la configuración, puedes ajustar los importes uno a uno o hacerlo de forma masiva para varios empleados al mismo tiempo. Es también en ese momento cuando decides la fecha de cierre de nómina. Esto es importante, porque ese día marca el final del periodo mensual para el uso de los beneficios y determina también cuándo generaremos los reportes para tu equipo de administración.
Siguiente paso: elige bien la fecha de cierre
Elegir la fecha de cierre de nómina no es una cuestión menor. Puede parecer un detalle administrativo más, pero lo cierto es que condiciona todo lo que ocurre después. Esa fecha marca el momento en el que se actualizan los límites de uso de los beneficios: tarjeta restaurante, transporte, guardería, formación, seguro médico, etcétera.
Si por cualquier razón necesitas que el reporte esté disponible antes —por ejemplo, si soléis cerrar nómina el día 28 o 29—, te recomendamos fijar el día 24 o incluso el 23 como fecha de cierre. Al fin y al cabo, esperar demasiado podría dejarte sin margen para corregir o incluir algún ajuste. Ir demasiado pronto, en cambio, puede dejar fuera gastos que todavía están por registrar.
¿Cómo se refleja la retribución flexible en la nómina?
Aquí viene una de las partes que más dudas suele generar, pero que en realidad es más lógica de lo que parece. La retribución flexible se considera una retribución en especie. Es decir, un producto o servicio que recibe el empleado como parte de su compensación y que está exento de IRPF dentro de los límites fijados por la ley.
Ese consumo tiene que aparecer en la nómina del empleado, mas no como un ingreso nuevo, sino como un ajuste interno. En la práctica, se refleja en dos líneas diferentes dentro del apartado de devengos: una primera en la que se indica el consumo (por ejemplo, “Producto: comidas – 220 €”), y una segunda con el mismo concepto en negativo, indicando que ese importe ha sido pagado por el propio empleado con cargo a su salario bruto.
Este doble movimiento sirve para dejar constancia de que el producto ha sido entregado y consumido, pero que no genera un incremento neto en los devengos. También, dentro del apartado de deducciones se incluye el ajuste total que corresponde a los consumos del mes. Este dato representa el importe global que la empresa ha adelantado al empleado a través de la tarjeta Coverflex y que ahora se deduce del salario de forma exenta de IRPF.
La suma de estos movimientos es la que garantiza que todo queda recogido correctamente. De esta forma, se respeta el modelo y la normativa de retribución flexible y se evitan errores fiscales o de interpretación. Aunque eso es algo de lo que no debes preocuparte con Coverflex.
Lo que pasa cuando todo está bien planteado
Una vez completado el proceso de onboarding en Coverflex, la gestión se vuelve prácticamente automática. Los empleados reciben sus tarjetas, activan la app y empiezan a usar los beneficios según las políticas que tú hayas definido. Si tienen dudas, pueden consultar desde su propio perfil. Y si tú necesitas ajustar algo, lo haces en pocos clics.
El equipo de administración no tiene que revisar cada caso manualmente. Los datos están centralizados, actualizados y estructurados para que puedas exportarlos y entregarlos a quien lleve las nóminas. Y si alguna vez surge un problema, sabes que tienes acceso directo a soporte, sin esperas.
Esto es lo que nos planteamos cuando diseñamos el proceso de onboarding Coverflex: que sea claro, que respete los tiempos reales de una empresa y que no se convierta en una barrera. Sabemos que cuando las cosas se entienden a la primera, es mucho más fácil que funcionen de verdad.
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