alcular el coste real de los beneficios de los empleados dentro de un plan de retribución flexible es más complejo que sumar tickets restaurante, seguros o transporte. Cada beneficio tiene un impacto financiero, fiscal y estratégico que afecta directamente al presupuesto de la empresa y al salario neto de los empleados.
Conocer este coste permite, por un lado, optimizar la inversión y justificar decisiones ante la dirección, además de planificar eficazmente la retribución flexible para el próximo año. En este artículo te explicamos cómo hacerlo paso a paso y te proporcionamos una plantilla práctica que podrás aplicar de inmediato.
Comprender el coste real de los beneficios corporativos
Muchas empresas miran únicamente el gasto bruto en beneficios y creen que eso refleja su coste. La realidad es distinta. El coste real incluye la contribución de la empresa, cargas sociales, ahorro fiscal para los empleados y el impacto en su salario neto.
“A nivel fiscal, los beneficios están exentos de IRPF, por lo que la base por la que estamos tributando disminuye. Al final, el disponible neto es mayor que si tributamos por el total.” - Beatriz Ibáñez, Departamento Financiero de ABG Intellectual Property
Si quieres que los beneficios generen valor y no se conviertan en un gasto ciego, necesitas una visión completa. Solo así podrás analizar qué beneficios funcionan, cuáles no y cómo ajustar la estrategia año tras año.
Identificar todos los beneficios ofrecidos
El primer paso es tener un inventario completo de todos los beneficios que ofrece la empresa, tanto los monetarios como los flexibles en especie. Nuestra plataforma incluye los siguientes:
- Ticket restaurante
- Ticket transporte
- Ticket guardería
- Seguros de salud
- Formación y desarrollo profesional
Pero hay otras ventajas que se ofrecen internamente y que se deben incluir igualmente en la contabilidad para calcular el coste real de los beneficios, aunque no estén exentas de IRPF. Por ejemplo:
- Bonos de productividad
- Tarjetas regalo
- Servicios de bienestar
- Descuentos en plataformas
En definitiva, todos los beneficios flexibles, por menores que parezcan. Todos suman al coste total y pueden tener implicaciones fiscales importantes.
Calcular el coste bruto y neto para la empresa
Una vez identificado el inventario de beneficios sociales, el siguiente paso es calcular su coste bruto y neto. El coste bruto incluye la aportación directa de la compañía por cada beneficio, mientras que el coste neto incorpora las cargas sociales y otros factores fiscales que puedan reducir el gasto efectivo de la empresa.
Es decir:
- La aportación directa de la compañía por cada beneficio.
- Las cargas sociales asociadas.
- Posibles exenciones fiscales o incentivos que reduzcan el gasto.
Por ejemplo, un ticket restaurante de 10 euros puede suponer ese importe como coste bruto, pero con exenciones fiscales o ahorro en cotizaciones, el coste neto podría ser bastante menor. Registrar esta información por empleado también facilita el análisis segmentado por departamentos, niveles jerárquicos o grupos demográficos.
Evaluar el ahorro fiscal de los empleados
No todos los beneficios afectan igual al salario neto. Aquellos exentos de IRPF, como todos los que se ofrecen a través de Coverflex, permiten a los empleados aumentar su salario neto sin que la empresa pague más.
- Vales de comida o ticket restaurante: exentos de IRPF hasta 11 euros por día laborable efectivo, hasta 220 euros mensuales.
- Cheque guardería: 100% exento de IRPF, sin límite de cuantía, siempre que cumpla con los requisitos previstos en la normativa.
- Transporte público: exento hasta un máximo de 136,36 euros al mes, con un tope anual de 1.500 euros.
- Seguro médico: exento hasta 500 euros al año por beneficiario (empleado/cónyuge/hijos); hasta 1.500 euros si hay discapacidad reconocida.
- Formación profesional vinculada al puesto: exenta de IRPF sin límite, si la realiza o financia el empleador y está relacionada con el puesto de trabajo.
Analizar el ROI de cada beneficio
El coste no lo es todo. Cada beneficio aporta un retorno que puede medirse en productividad, retención de talento y reducción del absentismo. Por ejemplo, los seguros de salud, la cobertura psicológica o los programas de bienestar pueden reducir el número de bajas laborales y aumentar la satisfacción de los empleados.
Lo mismo sucede con otros beneficios como la formación profesional. Si la empresa invierte en el desarrollo del empleado, este se sentirá mejor valorado y, además, podrá optar a puestos de mayor responsabilidad y compensación. Comparar este ROI con el gasto permite priorizar los beneficios que realmente generan valor.
Crear una plantilla práctica para CFOs
Una plantilla bien diseñada facilita el cálculo del coste real de los beneficios y permite gestionar el presupuesto de manera eficiente. Aunque nuestra plataforma cuenta con métricas detalladas que contemplan todos estos parámetros, no está de más contar con un registro de apoyo para ampliar el contexto de la información.
La plantilla debería incluir:
- Beneficio ofrecido
- Coste bruto para la empresa
- Cargas sociales asociadas
- Ahorro fiscal para empleados
- Coste neto real
- Participación de empleados
Esta herramienta permite actualizar los datos periódicamente y ajustar la inversión en función de la adopción y el uso real de los beneficios. De igual modo, sirve para simular escenarios futuros, optimizar la asignación de recursos y planificar la retribución flexible para el próximo año.
Perfecto. Aquí tienes una plantilla práctica para CFOs que permite calcular el coste real de los beneficios de manera clara y organizada:
Beneficio Coste bruto por empleado (€) Cargas sociales (%) Ahorro fiscal empleado (€) Coste neto real (€) Participación (%)
Ticket restaurante 10 0 10 0 80
Transporte público 20 0 20 0 60
Seguro de salud 50 30 0 65 70
Guardería 100 0 50 50 40
Formación 200 30 0 260 30
Indicaciones para usar la plantilla
- Coste bruto por empleado: importe total que paga la empresa por cada beneficio.
- Cargas sociales (%): porcentaje de seguridad social u otras contribuciones aplicables.
- Ahorro fiscal empleado: valor que el empleado ahorra en IRPF u otros impuestos gracias al beneficio.
- Coste neto real: coste final del beneficio para la empresa tras impuestos y cargas.
- Participación: porcentaje de empleados que utiliza cada beneficio.
- Observaciones: detalles importantes sobre restricciones, frecuencia o condiciones especiales.
Puedes aplicar este modelo en Excel copiando la plantilla y modificando las casillas y datos que correspondan:
Beneficio Coste bruto por empleado (€) Cargas sociales (%) Ahorro fiscal empleado (€) Coste neto real (€) Participación (%)
Ticket restaurante 10 0 10 0 80
=B2*(1+C2/100)-D2
Transporte público 20 0 20 0 60
=B3*(1+C3/100)-D3
Seguro de salud 50 30 0 65 70
=B4*(1+C4/100)-D4
Guardería 100 0 50 50 40
=B5*(1+C5/100)-D5
Formación 200 30 0 260 30
=B6*(1+C6/100)-D6
Explicación de las fórmulas
- Coste neto real (€) → =Coste bruto * (1 + Cargas sociales/100) - Ahorro fiscal empleado
- Calcula el coste final de cada beneficio considerando cargas sociales y el ahorro fiscal que obtiene el empleado.
- Participación (%)
- Permite ponderar el coste total en función del porcentaje de empleados que usan cada beneficio. Se puede combinar con la fórmula de coste total ponderado:
=Coste neto real * Participación/100
- Permite ponderar el coste total en función del porcentaje de empleados que usan cada beneficio. Se puede combinar con la fórmula de coste total ponderado:
- Total anual por beneficio
- Se puede añadir una columna para el coste total anual:
=Coste neto real * Nº empleados que usan el beneficio
- Se puede añadir una columna para el coste total anual:
- Dashboard resumen
- Puedes crear un gráfico que muestre:
- Coste total por beneficio
- Ahorro fiscal total por empleado
- Beneficios más utilizados
- Puedes crear un gráfico que muestre:
Y si ya dispones de Coverflex, no hace falta lidiar con tablas de Excel ni fórmulas matemáticas: recuerda que puedes obtener informes a través del panel de Administración o bien mediante Coverflex AI. Basta con pedirle al asistente lo que necesitas y automáticamente mostrará la información deseada.
Cómo utilizar los datos para planificar el próximo año
Con el coste real de los beneficios definido, es posible ajustar la inversión en los beneficios más valorados por la plantilla, optimizar la estructura fiscal de la empresa y comunicar de forma transparente el valor de cada beneficio a los empleados
Contar con todos estos datos facilita el diseño de planes de retribución flexible, mejora la adopción y permite proyectar el presupuesto de beneficios flexibles para el próximo año. La información obtenida también ayuda a identificar oportunidades de mejora, eliminar beneficios menos utilizados y reforzar aquellos que generan mayor satisfacción y retención de talento.
