1. Definizioni
1.1 Le presenti definizioni integrano quelle contenute nei Termini e Condizioni Generali. Insieme, costituiscono l’insieme completo delle definizioni applicabili al Contratto e devono essere lette congiuntamente, salvo ove diversamente specificato. In caso di contrasto tra le definizioni generali e quelle particolari, prevalgono queste ultime.
1.1.1 Benefit: indica genericamente i Buoni Pasto, i Fringe Benefit o buoni spesa e le somme a titolo di Welfare Aziendale assegnate al Coverflex Wallet dell’Utente dal Cliente. I Servizi riconducibili ai Benefit di cui l’Utente può beneficiare in forza del Contratto sono forniti da punti vendita fisici (POS) o siti web di rivenditori che, ove previsto dalla legge, hanno stipulato un accordo con Coverflex, o nei soli casi ammessi per legge tramite rimborso diretto all’Utente o contributi a fornitori terzi come enti pensionistici o assicurativi.
1.1.2 Buono Pasto: indica il documento di legittimazione che dà diritto all’Utente di ottenere un servizio sostitutivo di mensa, presso gli esercizi convenzionati, per un importo pari al suo valore facciale. Il Buono Pasto può essere utilizzato dal solo Utente, non è cedibile, frazionabile, né commercializzabile.
1.1.3 Fondi: indica (i) le somme caricate dal Cliente nel proprio Coverflex Wallet da destinare all’acquisto e/o assegnazione di Benefits agli Utenti; (ii) i crediti personali caricati dall’Utente nel proprio Coverflex Wallet, necessari per completare le transazioni qualora, a titolo esemplificativo, il relativo valore ecceda il valore nominale del Buono Pasto o della somma dei Buoni Pasto utilizzabili.
1.1.4 Fringe Benefit: indica i beni e i servizi di natura non monetaria concessi dal Cliente all’Utente, a titolo gratuito o a condizioni agevolate, come parte della retribuzione accessoria derivante dal rapporto di lavoro subordinato in essere tra di essi. In particolare, i Fringe Benefit: (i) devono essere determinabili secondo appositi criteri di valore definiti dal TUIR (ii) non concorrono alla formazione del reddito imponibile se il loro valore complessivo in un determinato periodo d’imposta non supera la soglia di rilevanza definita ai sensi del TUIR, mentre, superata tale soglia, diventano imponibili per il loro intero importo; (iii) sono usufruibili attraverso l’Applicazione Coverflex.
1.1.5 Welfare Aziendale: indica l’insieme di beni, servizi e iniziative che il Cliente mette a disposizione degli Utenti, oltre la retribuzione, per migliorarne il benessere e la qualità della vita. Il Programma Coverflex mette a disposizione del Cliente la possibilità di assegnare agli Utenti una gamma di Servizi rientranti nella categoria di Welfare Aziendale.
1.1.6 Offboarding dell’Utente: indica l’azione compiuta dal Cliente consistente nella rimozione di un Utente dall’elenco degli utenti attivi sulla Piattaforma. Tale azione comporta l’interruzione dell’accesso ai Benefici e l’uscita dell’Utente dal programma, avviando il decorso del Periodo Residuo.
1.1.7 Periodo Residuo: indica l’intervallo di 365 (trecentosessantacinque) giorni consecutivi che decorre dalla data di offboarding dell’Utente, durante il quale quest’ultimo può continuare a fruire dei Benefici eventualmente ancora disponibili, secondo quanto previsto dal Contratto.
1.2 I termini definiti all’Articolo 1 al singolare possono essere utilizzati anche al plurale con lo stesso significato, e viceversa, ove il contesto lo richieda.
2. Condizioni particolari
Modalità di caricamento dei Fondi nel Coverflex Wallet
2.1 Il Cliente, al fine di acquistare Buoni Pasto, Fringe Benefit o assegnare crediti nell’ambito del Welfare Aziendale, è tenuto a effettuare un previo caricamento di fondi propri nel suo Coverflex Wallet.
2.2 Coverflex mette a disposizione del Cliente un IBAN dedicato, collegato esclusivamente al Coverflex Wallet del Cliente, da utilizzarsi unicamente per il caricamento dei fondi.
2.3 I fondi depositati nel Coverflex Wallet restano di esclusiva proprietà del Cliente e rimangono a sua disposizione fino al momento in cui:
2.3.1 Vengano utilizzati per l’acquisto di Buoni Pasto o Fringe Benefit;
2.3.2 Siano impiegati per finanziare transazioni di Welfare Aziendale da parte degli Utenti assegnatari.
2.4 In caso di cessazione del rapporto contrattuale tra il Cliente e Coverflex, il Cliente avrà facoltà di richiedere il riaccredito dei fondi non utilizzati e non assegnati ai propri dipendenti. Tale rimborso avverrà previa verifica da parte di Coverflex e secondo le modalità operative definite nei presenti Termini e Condizioni.
3. Condizioni particolari – Fringe Benefit
Modalità di erogazione e di utilizzo dei Fringe Benefit
3.1 Il Servizio relativo ai Fringe Benefit viene erogato secondo le modalità di seguito specificate:
3.1.1 i Fringe Benefit sono acquistati dal Cliente e assegnati all’Utente. Una volta assegnati, possono essere utilizzati dall’Utente in conformità con la policy aziendale del Cliente e nel rispetto delle condizioni fiscali, legali e contrattuali applicabili.
3.1.2 Il Fringe Benefit è fruibile per l’Utente solo previo integrale pagamento da parte del Cliente del relativo importo pattuito con Coverflex e non è in alcun caso rimborsabile.
3.1.3 I Fringe Benefit hanno una validità di 12 mesi dal momento del relativo acquisto da parte del Cliente. In conformità alla Proposta, i Fringe Benefit a disposizione dell’Utente saranno rinnovati contestualmente al rinnovo del Contratto (i.e. di 12 mesi in 12 mesi).
3.1.4 Il Servizio ha ad oggetto:
3.1.4.1 Fringe Benefit prepagati dal Cliente e messi a disposizione dell’Utente e, per l’effetto, non rimborsabili
3.1.4.2 Fringe Benefit risultanti dai contratti collettivi nazionali di categoria che il Cliente decide di assegnare nella forma dei Fringe Benefit.
Obblighi del Cliente in relazione ai Fringe Benefit
3.2 In relazione ai Fringe Benefit, il Cliente è responsabile:
3.2.1 della corretta registrazione delle spese ad essi riconducibili, anche ai fini del riconoscimento di vantaggi di natura fiscale previsti dalla normativa di legge rilevante;
3.2.2 dell’effettuazione dei controlli preventivi in merito al numero complessivo di Benefit allocati a ciascun Utente nel corso del medesimo anno fiscale, e per ogni anno fiscale, al fine di monitorare il rispetto del limite massimo di spesa contrattualmente pattuito.
4. Condizioni particolari – Buoni Pasto
Modalità di erogazione dei Buoni Pasto
4.1 Il Servizio relativo ai Buoni Pasto viene fornito secondo le modalità di seguito specificate:
4.1.1 il Buono Pasto ha una validità di 12 mesi dal momento della relativa erogazione al Cliente. In conformità alla Proposta, il Buono Pasto a disposizione dell’Utente sarà rinnovato contestualmente al rinnovo del Contratto (i.e. di 12 mesi in 12 mesi).
4.1.2 Una volta acquistato dal Cliente, il Buono Pasto non sarà rimborsabile, non potendo fungere da corrispettivo rispetto a qualsivoglia somma di denaro.
4.1.3 Il Buono Pasto può essere utilizzato unicamente:
4.1.3.1 Per l'acquisto di tipologie di prodotti previsti dalla normativa attuale e presso i Rivenditori Autorizzati (art. 51, comma 2, lettera c del TUIR e al Decreto Ministeriale n. 122/2017);
4.1.3.2 dall’Utente al quale il Buono Pasto sia stato esplicitamente assegnato dal Cliente, non potendo essere ceduto a soggetti diversi dall’Utente (familiari compresi).
4.1.4 In relazione al perfezionamento dell’acquisto tramite il voucher contenente il Buono Pasto, Coverflex, in qualità di mero soggetto giuridico emittente del Buono Pasto, non sarà responsabile delle controversie che eventualmente dovessero insorgere tra l’Utente e i Rivenditori Autorizzati, non essendo parte del rapporto commerciale instaurato tra questi ultimi.
Modalità di completamento delle transazioni relative ai Buoni Pasto
4.2 Nel caso in cui il Buono Pasto o i Buoni Pasto messi a disposizione dell’Utente fossero di importo insufficiente per completare il pagamento del pasto o qualora l’importo della transazione sia superiore al valore del numero massimo di Buoni Pasto utilizzabili per ciascuna transazione come previsto dal D.M. 122/2017, affinché quest’ultima vada a buon fine l’Utente medesimo dovrà alternativamente:
4.2.1 caricare in via preventiva i crediti personali sul proprio Coverflex Wallet, utilizzando una carta di credito o di debito personale.
4.2.2 utilizzare una carta di credito o di debito personale collegata al Coverflex Wallet.
4.3 Nel caso di cui al paragrafo (i)(b) che precede, Coverflex effettuerà un addebito diretto sulla carta di credito o di debito dell’Utente collegata al Coverflex Wallet, corrispondente ad una somma non superiore all’importo residuo dovuto per completare la transazione.
4.4 In caso di insufficienza di fondi sulla carta di credito o di debito personale dell’Utente, quest’ultimo dovrà riconoscere in favore di Coverflex la somma di cui all’addebito diretto effettuato ai sensi del punto (ii) che precede.
4.5 Nel caso in cui i crediti o i fondi personali non siano sufficienti al completamento della transazione economica Coverflex non può garantire il buon esito della transazione stessa.
5. Condizioni particolari – Welfare Aziendale
Modalità di utilizzo delle somme corrisposte a titolo di Welfare Aziendale
5.1 Per consentire agli Utenti di usufruire dei Servizi di Welfare Aziendale, il Cliente è tenuto a garantire la disponibilità di un saldo sufficiente all’interno del proprio Coverflex Wallet. In particolare, il saldo deve coprire almeno il 25% dell’importo complessivo del Servizio assegnato agli Utenti.
5.2 Qualora il saldo disponibile risulti insufficiente, il Cliente dovrà provvedere a ricaricare il Coverflex Wallet per garantire la copertura del Benefit. In assenza di fondi sufficienti, l’Utente non potrà completare le transazioni relative ai Servizi di Welfare Aziendale.
Interruzione del Servizio di Welfare Aziendale
5.3 Il Servizio di Welfare Aziendale subisce un’interruzione nei casi che seguono:
5.3.1 cessazione, per qualsivoglia ragione, del rapporto di lavoro tra il Cliente e l’Utente, con conseguente cancellazione del saldo presente sul Coverflex Wallet;
5.3.2 cessazione, per qualsivoglia ragione, del rapporto contrattuale tra le Parti, con conseguente cancellazione del saldo presente sul Coverflex Wallet.
5.4 ll Cliente è responsabile della corretta registrazione delle spese riconducibili al Welfare Aziendale, anche ai fini del riconoscimento di vantaggi di natura fiscale previsti dalla normativa di legge rilevante.
Spese rimborsate a titolo di Welfare Aziendale
5.5 L’Utente registrato all’interno del Programma Coverflex ha facoltà di avanzare una specifica richiesta al Cliente per ottenere il rimborso delle spese sostenute per l’utilizzo dei Servizi specificamente categorizzati all’art. 51, comma 2, lettere d-bis, f-bis e f-ter del TUIR (trasporto pubblico, educazione, assistenza a persone anziane o non autosufficienti).
5.6 Il Cliente ha la possibilità, previo pagamento di un sovrapprezzo concordato tra le Parti, di affidare a Coverflex il compito di ricevere e valutare l’idoneità della documentazione a supporto delle richieste di rimborso dell’Utente, rispetto alle specifiche disposizioni del TUIR sopra richiamate (“c.d. Servizio Approvazione Rimborsi”).
5.7 Ai fini dell’ottenimento del rimborso di cui al punto (i) che precede, l’Utente deve:
5.7.1 effettuare la richiesta di rimborso al Cliente esclusivamente per uno dei servizi di Welfare che prevedono tale ipotesi;
5.7.2 possedere all’interno del Coverflex Wallet un saldo disponibile sufficiente a coprire l’importo richiesto a titolo di rimborso.
5.8 Per poter approvare la richiesta di rimborso proveniente dall’Utente, il Cliente deve possedere fondi sufficienti per potervi dare corso. In ogni caso, Coverflex non sarà responsabile del mancato rimborso delle somme all’Utente, a seguito di approvazione della relativa richiesta.
5.9 Una volta effettuata la richiesta, il saldo dell’Utente all’interno del Coverflex Wallet verrà riservato per il rimborso e, a seconda che la richiesta venga approvata o meno, sarà rispettivamente ridotto in misura corrispondente all’importo da rimborsare o riassegnato ove il rimborso sia negato.
